ProphixAbena, den danske producent og leverandør af inkontinens- og sundhedsprodukter, opgraderede deres 4-brugers Prophix 10 løsning til Prophix Version 12 med 50 brugere for at forbedre deres konsoliderings- og budgetteringsproces med den nye funktionalitet med webinterface, workflow og visual analytics.
Udfordringer
Abena anskaffede Prophix 10 i 2012 for at erstatte Frango (Senere Congnos Controller), som de havde brugt til finansiel konsolidering af datterselskaber.
Abena havde præcise data og en fungerende konsolideringsproces, men arbejdsgangene afhang af tunge templates i regneark. Det havde flere ulemper.
F.eks. når de samlede data fra datterselskaber, sendte koncernøkonomi en e-mail med en template vedhæftet, som derefter skulle sendes udfyldt tilbage. Det var en kompleks proces, som gjorde det svært at spore, hvilke data var indsendt og af hvem.
En anden udfordring drejede sig om deres ERP-løsning, som ikke ydede ordentligt. Abena besluttede at implementere en ny ERP-løsning og på samme tid udforske nye konsoliderings- og budgetløsninger. En opgradering til Prophix Version 12 blev et af alternativerne.
Hvorfor Prophix Version 12?
Den lokale Prophix-konsulent kontaktede Abena for at høre om deres kommende behov. Prophix Version 12 blev udgivet samme år, og det var oplagt at præsentere de nye features.
”Der var sket en del fra Prophix 10 til Version 12! For det første var jeg meget tilfreds med vores session med en af Prophix’ fokuserede konsulenter, som havde en dyb viden om løsningen og dens muligheder. Vi havde en god og åben dialog, hvor konsulenten var åben for vores forslag” siger Jens Ole Lang-Tandrup, Financial Manager, koncernøkonomi, hos Abena.
Abena valgte Prophix efter præsentationen af Prophix Version 12 og udvidede til 50 brugere. Det var den alsidige funktionalitet såvel som webinterface og prisen, der overbeviste Abena om at blive hos Prophix.
Jens Ole Lang-Tandrup forklarer: ”Jeg ser Prophix’ alsidighed som en styrke, fordi det giver spændende muligheder, og vi er ikke afgrænset af kun at bruge den til finansiel konsolidering. Og så er løsningen let at bruge, og prisen er fair.”
Opgraderingen
Jens Ole Lang-Tandrup forventede en nem opgradering, fordi det ikke var en ny implementering. Han stolede desuden på Prophix’ dedikerede konsulenter og deres brede viden om løsningen.
Prophix passer godt ind i deres eksisterede IT-landskab, da det kører uafhængigt af ERP-løsningen.
”Opgraderingen gik godt, og de problemer der opstod (og jeg har aldrig oplevet en implementering uden problemer) blev hurtigt og effektivt klaret,” siger Jens Ole Lang-Tandrup.
Tidligere havde Abena brugt eksterne softwarekonsulenter til at implementere løsningen. Den eksterne service var professionel, men betød også, at Abena var afhængige af andre til vedligeholdelsen.
Denne gang ville Abena være selvstændig, og fordi Prophix er bygget på standardteknologi fra Microsoft, kunne Abenas IT-afdeling håndterer opgraderingen selv. Prophix’ konsulenter stod kun for integrationen.
Resultater
Abena bruger Prophix til månedlig finansiel konsolidering, hvor de rapporterer for koncernen og alle datterselskaber. Dertil håndterer koncernøkonomi budgettering, forecasting tre gange årligt og dataindsamling. Derudover bruger de Prophix til at generere data til strategiske beregninger.
Prophix Version 12’s webinterface og dashboards giver mange fordele. De finansielle processer er mere integrerede i virksomheden, dataindsamlingen er mere struktureret, og Abenas medarbejdere har en mere detaljeret indsigt i deres data.
”Før var det kun et lille team i koncernøkonomi, som arbejdede med data. Ingen andre. I dag kan finansfunktionerne i datterselskaberne bare logge ind, og det sikrer, at alle kan arbejde med løsningen og dataene,” siger Jens Ole Lang-Tandrup
Den før så ustrukturerede dataindsamling med e-mails og templates flyvende frem og tilbage stoppede. I dag klares al dataindsamling i Prophix. Koncernøkonomi giver passwords til brugere og kan i workflowet se, hvem har indsendt data, hvad der skal godkendes og sætte automatiske notifikationer op.
”I stedet for at sende e-mails med templates med lille chance for at bevare overblikket giver vi i dag bare adgang til Prophix, og så kan datterselskaberne lave sine egne rapporter. I workflowet kan vi se, hvad er er indsendt og af hvem,” forklarer Jens Ole Lang-Tandrup.
Dertil fremhæver Abena visual analytics-funktionaliteten i Prophix Version 12 som en værdifuld feature. Før afhang de af simple pdf’er uden grafer, men nu har Abena et forbedret rapporteringsværktøj med interaktive dashboards og specialdesignede tabeller og grafer. Det sikrer, at data er præsenteret bedre og lettere at afkode.
”Med Visual Analytics modulet kan vi bedre præsentere data. Prophix Version 12 har en slags BI front-end, og derfor behøver vi ikke nødvendigvis at købe en ekstra BI-løsning,” sige Jens Ole Lang-Tandrup.
Jens Ole Lang-Tandrup understreger, at Abena havde præcise data før opgraderingen, men han er glad for, at deres data har en større detaljeringsgrad end tidligere:
”Før opgraderingen brugte vi strukturerede regneark, og det var svært at zoome ind på specifik data. Nu kan vi meget lettere dykke ned og undersøge data. Det er også lettere at gå ned på en lokal konto.”
Fremtidige planer
Abena planlægger at lægge alt det, der på nuværende tidspunkt er i regneark, over i Prophix. Herunder også performance management rapportering og valutahåndtering.
Om Abena
Abena er en dansk, familieejet produktions- og handelsvirksomhed med hovedsæde i Aabenraa.
Virksomheden begyndte i 1950’erne som en mindre leverandørvirksomhed med et beskedent produktsortiment. I dag er koncernen etableret med 15 datterselskaber, hvor mere end 1800 medarbejdere beskæftiges.
Sortimentet dækker over 25.000+ kvalitetsprodukter der hhv. udvikles, fremstilles og sælges til både den private og offentlige sektor samt den private forbruger i over 80 lande.
Det omfattende, vidtspændende sortiment er udtænkt med formålet om at sammensætte den løsning, du behøver. Hjulpet godt på vej af et højt serviceniveau, masser af fageksperter, vejledning og rådgivning.
Antal medarbejdere: +1800
Antal produkter: +25000
Antal datterselskaber: 44
ERP: SAP
Website: www.abena.dk
Roland Künzel
