Danny StjerneAllokeringsmodeller kan skabe et nødvendigt overblik af fordelte omkostninger. Når man bygger modellerne er det vigtigt at have transparens og sporbarhed af, hvor omkostninger kom fra. Derved kan I foretage en nødvendig analyse af, hvilke omkostninger, der i givet fald kan reduceres inden for en given tidshorisont.
Det skrev jeg også om i ”Hvor rentabel er din virksomhed?”
Allokeringsmodeller, der alene viser en samlet allokering og ikke er transparente, er noget nær værdiløse i forhold til at træffe beslutninger.
Denne artikel beskriver de forskellige allokeringsmodeller i Prophix.
Allokerings/fordelings-kalkulatorer i Prophix
Der er reelt to allokerings-motorer i Prophix: Online allokering/fordeling og Procesallokering med Infoflex.
Online allokering/fordeling
I en online allokering kan du taste tal ind på højt niveau. Dette kan være på årsbasis i tidsdimensionen og på sum-niveau på andre dimensioner, såsom i et organisationshierarki. De kan således allokeres til laveste niveau i hierarkierne på basis af eksempelvis eksisterende tal, eller historiske tal eller indlæste allokeringsfaktorer. Online allokering har naturligvis en begrænsning i antal kombinationer, den kan gennemføre hurtigt.
Procesallokering med Infoflex
Dels en proceskørsel (patentansøgt) kaldet Infoflex, som opsættes til at køre i en proces, som reelt kan gøre det samme.
I en Infoflex-proces sætter man op, hvad man skal allokere fra (Source). Dette kan være omkostninger på diverse omkostningssteder såsom produktionsafdelinger etc.
Man vælger så, hvor der skal allokeres hen (Target), som kan være produkter/ydelser eller kunder.
Ud over en række øvrige parametre vælger man så regler for, hvad fordelingsmotoren skal benytte som fordelingstal. Dette kan være eksisterende data i form af indlæste antal, omsætning e.l.. Det er typisk indlæste cost drivers, der indlæses på en række statistik konti, og som benyttes til at allokere til det givne mål.
Avancerede allokeringsmodeller med Prophix
Den simple 1-steps model
En simpel allokeringsmodel gennemfører typiske blot en enkelt allokering i et samlet step, og det er forholdsvis enkelt at skabe transparens i en sådan situation. Dette løses i Prophix ved at skabe en sporings-dimension, der indeholder tre members:
Source (hvor data indlæses)
Input (hvor data placeres på de andre dimensionsenheder, som der fordeles til)
Output (hvor data skrives eventuelt med negativ fortegn fra de dimensionsenheder, der skrives fra).
Derved har man fuld transparens over, hvor data kommer fra for samtlige allokeringer.
Den avancerede multiple-step allokerings model
Oftest giver det mere mening at foretage allokeringer i flere steps. Du starter med at allokere generelle omkostninger baseret på generelle cost-drivers, og i to eller flere steps allokere videre til de endelige omkostningsobjekter. I nogle tilfælde ønsker man både at allokere til produkter og ydelser og videre til kunder.
I dette tilfælde har man ofte behov for en dimension, der holder styr på input og output i flere steps, og en anden dimension, som indeholder info om den oprindelige source.
Dette kan løses ved at have en Source-Id-dimension, som eksempelvis indeholder Firmakode-Divisionskode-Afdelingskode etc. Her kan man let identificere de enkelte allokerede kostelementer, når de er allokeret i sidste led.
Du kan også lave simple afstemningsrapporter, der efter en allokering sikrer, at man afstemmer, at de oprindelige indlæste ”source data” også stemmer efter.
I Prophix kan man lave modeller, der ikke blot summeres for alle konti, men hvor man foretager alle allokeringer på alle artskonti og stadig har den nødvendige sporbarhed.
Afslutning
Med Prophix er det muligt at gennemføre avancerede allokeringer i mange allokeringssteps, hvor der samtidig er sporing og transparens af, hvor omkostningerne kommer fra, og tilmed per konto. Du sporer omkostningsart og omkostningssted ud til de sidste omkostningsobjekter.
Læs mere om allokeringer og rentabilitet
Læs artikel omkring allokering af kapacitetsomkostninger „Hvor rentabel er din virksomhed?”
Læs artikel omkring rentabilitet „Har jeg tjent eller tabt en million?„
