Paul BarberEn budgetproces er mere end at lægge tal sammen. Skal du forbedre budgetteringen, kan det være værdifuldt at se på andre faktorer i processen. Det, du ikke kan sætte i snorlige kolonner. Det kan for eksempel være samarbejde med kolleger fra andre afdelinger i virksomheden.
Økonomiafdelingen skal samarbejde med andre for at få tilsendt data. Desværre er der en tendens til, at økonomiafdelingen bliver mødt med tøven og forsinkelser, når de beder om data fra andre afdelinger.
Du ved allerede, hvordan man lægger et budget. Denne artikel fokuserer på budgetteringen som en helhed og foreslår, hvordan du styrker de blødere sider af processen.
Læs her fem måde, du forbedrer din budgetproces.
#1: Hav de rigtige værktøjer
For hver dag vokser mængden af data, og det bliver derfor sværere for økonomifunktionen at samle, gennemgå og forstå virksomhedens datagrundlag.
Hvert nyt produkt, medarbejder, afdeling, lov eller proces udleder alle en mængde data (både finansiel og ikke-finansiel).
Denne tsunami af data gør det sværere for alle medarbejdere at vide, hvilken information, der skal med i budget-, forecasting- og planlægningsprocesser.
Løsningen
Finansiel data er hjertet i enhver succesfuld organisation, og ledelsen bør dedikere ressourcer til at hjælpe økonomiafdelingen med at tøjle den voksende mængde data.
Hav et stort nok finansteam. Undersøg om I har de rigtige værktøjer, og om de finansielle modeller kan gøres enklere. Husk også at tilbyde undervisning og ”opfrisker-kurser” i de forskellige it-systemer til alle de involverede medarbejdere.
#2: Lær af dine fagfæller
Stiller du også spørgsmål som:
– Hvornår skal dataene deles?
– Hvordan deler vi dem?
– Og hvordan holder vi dataene fortrolige?
Det er helt naturligt, at alle involverede parter, gerne vil vide, hvordan de skal dele finansiel og ikke finansiel viden. Det sløver samarbejdet, når dine kolleger ikke ved, hvad de skal gøre og hvornår.
Løsningen
Meld dig ind i en ERFA-gruppe. Her kan du sparre med kolleger og fagfæller fra andre virksomheder og industrier og blive inspireret og få konkrete råd til at forbedre arbejdsmetoder og automatisering.
Hold øje på LinkedIn eller spørg din fagforening og faglige fællesskab.
Nb: Prophix holder ERFA-grupper for sine kunder flere gange om året. Følg med på LinkedIn.
#3: Vær opmuntrende
Lad os bare være ærlige: Det er altid lidt skræmmende at stå til ansvar for et datasæt.
Selvom du har brugt meget tid og anstrengelser på at generere dataene, er der en lille stemme, der spørger ”Hvad nu, hvis de er ufuldstændige eller unøjagtige?“
Realiteten er, at verden ændrer sig så hurtigt, at det er uundgåeligt, at nogle af tallene kun er relevante og opdaterede i en kort periode.
Afdelingsledere kan være tilbageholdende med at indsende eller generere tal, hvis virksomheden ikke har en generel accept af, at pludselige ændringer påvirker tallenes validitet.
Løsningen
Her skal vi ind og røre ved kulturen i virksomheden. Du skal skabe en stemning af, at data er noget, der skal hjælpe virksomheden fremad, og ikke noget den enkelte medarbejder skal grilles for.
Kultur er svær at ændre, men prøv at stille de konstruktive spørgsmål til dataene, og ikke til dataleverandøren direkte.
For eksempel:
”Forstår vi, hvorfor nogle af vores KPI’er har kraftige udsving?”
”I hvilken grad anerkender eller straffer vi variationen i tallene, vi får fra afdelingsledere?”
”Giver vi økonomifunktionen de redskaber, der kan hjælpe dem til at forstå tallene bedre?”
#4: Snak med de andre afdelingsledere
Forstår virksomhedens afdelingsledere til fulde forholdet mellem tallene, de indsender, og hvordan tallene transformeres om til handlingsanvisende anbefalinger?
Når den løbende proces er uklar, er motivationen mindre for at indsende data og være ansvarlig for det indsendte efterfølgende.
Løsningen
Økonomiafdelingen bliver nødt til at dedikere tid til at sætte sig ned med afdelingsledere og forklare, hvordan deres tal påvirker virksomhedens overordnede finansielle og strategiske tilstand.
På samme tid skal seniorledelsen understøtte samtalerne, så alle afdelinger forstår, hvorfor det er vigtigt at forbedre samarbejdet.
#5: Vær transparent
Ledelsen beslutter ud fra budget, forecasting og planning, hvilke afdelinger og initiativer, der skal have ekstra ressourcer eller standses.
Nogle medarbejdere kan blive skuffede, når deres område får færre midler, og det kan få dem til at stille spørgsmålstegn ved beslutningsprocessen og den data, som beslutningerne er træffet ud fra.
Dem, der tror beslutningerne ikke kun er taget ud fra forretningshensyn, kan være mindre hjælpesomme under den næste budgetproces.
Løsningen
Du kan reducere antallet af beslutninger, som kan blive set som politisk subjektive ved aktivt at involvere medarbejdere i planlægningsprocessen.
Når du kaster lys over, hvordan afdelingernes tal påvirker projekterne (og virksomhedens overordnede planer), øger du viljen til samarbejde.
Afslutning
Dette var vores fem råd til at forbedre din budgetproces. Vi håber, du kan bruge dem til at sætte fokus på de blødere sider af finansielle processer og styrke samarbejdet på tværs af virksomheden.
Et stærkt samarbejde under hele budgetprocessen giver bedre budgetter og planlægning og – i bedste fald – bedre resultater.
Dette er en revideret udgave af den oprindelige artikel, der blev udgivet den 26. august 2015.
Theis Poulsen
Michael Kreibohm
Prophix
