ProphixHer ve
d årets start giver mange mennesker deres liv et eftersyn og sætter mål for at ændre sig til det bedre. Det kan være en god idé at give samme eftersyn til arbejdsgangen i økonomifunktionen.
Når man flytter blikket op fra computerskærmen og bemærker sine indgroede vaner, ser man, hvordan det egentlig står til. Måske opdager man, at det hele er fint nok, måske er der plads til forbedringer. Hvis man beslutter sig for at ændre selv en simpel arbejdsgang, kan det ende med, at 2016 er året, hvor økonomifunktionen overgår sig selv og bliver endnu bedre end sidste år.
For at komme i gang med eftersynet, så er her en liste over fem tegn, der tyder på, at økonomifunktionen trænger til en makeover.
1. Økonomifunktionen bruger gammeldags løsninger
Bruger din salgsafdeling stadig Nokia 3210-telefoner? Arbejder produktionen med gamle maskiner? Nej vel. Når medarbejderne har moderne værktøjer til rådighed, bliver virksomhedens mål om at være i konstant udvikling integreret i hverdagen.
Når økonomifunktionen bruger 20 år gamle regnearksprogrammer til at styre forretningens budgettering og rapportering, mærker de ikke det samme sus om fremdrift og moderne teknologi.
2. Der findes ikke én version af den finansielle sandhed
Ufleksible redskaber som eksempelvis regneark eller hjemmeprogrammerede løsninger samler ikke al data et centralt sted, har ikke sikker versionsstyring eller godkendelsesflow. Det er derfor svært at styre og kontrollere sin data og analyser. Når der ikke findes én version af den finansielle sandhed, har ledelsen et usikkert grundlag at træffe beslutninger på.
3. Virksomheden bruger for mange systemer
Det er besværligt at arbejde med forskellige systemer, der ikke taler sammen. Det er en langsommelige og kedelig opgave at føre informationer fra ERP- eller G/L-løsning og personaledata fra HR- og lønsystemer etc. ind i regneark. Det øger også risikoen for fejl, når man rykker data rundt, og det betyder, at økonomifunktionen ikke kan være sikker på nøjagtigheden af deres data.
4. Arbejdsglæden er dalet
Når arbejdsdagen i økonomifunktionen går med at justere formler, lave hyperlinks og andre manuelle indtastninger, bliver der ikke tid til udfordrende opgaver som at arbejde strategisk med tallene og udarbejde analyser.
Når tiden går med manuelt arbejde, udfylder medarbejderne ikke deres fulde potentiale, og deres arbejdsglæde kan falde. I værste fald kan de søge væk fra virksomheden.
5. Du kan ikke integrere data fra dit ERP-system
Dit ERP-system (eller anden databasesoftware) sporer din virksomheds transaktionelle informationer, og systemet indeholder en enorm mængde data. Men hvis økonomifunktionen primært bruger regneark, kan de ikke tilgå den store mængde informationer, og det er helt umuligt at tilføje dataen i din rapportering og budgettering.
