Faa mere tid i kalenderen

3 enkle måder du får mere tid i kalenderen

Tid er penge. Det ved du i økonomiafdelingen bedre end nogen anden.

Hvor meget tid har du i dagligdagen til at tænke strategisk? Til at overveje de store linjer, der forbedrer jeres arbejde, afdeling og måske hele virksomheden.

Vores gæt er ikke så meget.

Når du først træder op på dagligdagens løbebånd, spæner du afsted for at krydse opgaver af din maratonlange to do-liste. Og det er der mange andre, der også gør.

I denne artikel ser vi på to konkrete tiltag, der giver dig mere tid i arbejdsdagen, som du kan bruge på strategisk arbejde. Du får til sidst også ideer til, hvordan du kan arbejde med strategi.

Lad os se på det første råd, som du helt sikkert har hørt før.

Tjek e-mails to gange om dagen

E-mails er den største fredsforstyrrer i dit arbejde.

At arbejde med mailboksen tændt er som at arbejde med en sirene, der uvilkårligt sender skrigende hyletoner ind i dit øre flere gange i timen. Det er ikke optimale arbejdsforhold.

Det er sådan set det samme der ske, om end mere lydløst, når du sidder og arbejder fokuseret og ser en ny e-mail blinke i hjørnet af skærmen.

Du bliver forstyrret.

Endnu mere, hvis du når at se afsenderen og emnelinjen.

Skaden er sket uanset om du læser e-mailen straks eller venter til senere. Du er blevet afbrudt i dit arbejde. Sirenen har lydt. Du skal nu finde ud af, hvor du nu var kommet til i den opgave, du egentlig var i gang med.

Lige indtil den næste mail flyver ind, og scenariet gentager sig.

Derfor handler det første råd om e-mails, og du har sikkert hørt det før.

Helt kort skal du:

  • Lukke din mailboks
  • Planlægge, hvornår på dagen, du læser og svarer på mails.

 Mange gør det to-tre gange om dagen. Ofte om formiddagen og eftermiddagen.

Nu tænker du måske:

”Det kan man da ikke! Mine kolleger skal kunne få fat på mig, og jeg kan da ikke lade dem sidde og vente. Og jeg går glip af vigtige e-mails!”

Du kan være helt sikker på, at dine kolleger nok skal få fat på dig, hvis det er vigtigt. Enten ved at ringe til dig eller ligefrem rejse sig fra kontorstolen og gå hen til dit skrivebord.

Fordelene er garanteret effektfulde.

Når e-mailen er lukket, kan du arbejde i fokuserede heats. Det er slut med at tage stilling til forskellige spørgsmål hvert femte minut.

Og du vinder tiden tilbage, som du tidligere spildte på at genvinde koncentrationen.

Den voksende to do-liste behøver du heller ikke tænke på. Du ved jo, at du tager dig af den senere.

Hvis du stadig er skeptisk, så prøv det i en uge og se, hvad der sker. Hvis det slet ikke giver dig mere fokus og effektiv arbejdstid, kan du altid gå tilbage til at arbejde med mailboksen åben (og sirenen tændt).

Det bringer os til det næste råd, hvor du ikke kun planlægger din e-mail-tid, men også resten af dagen.

tid kontor

Tag dig tid til at planlægge din dag og definere de vigtigste opgaver

Ligesom du bør planlægge, hvornår du læser e-mails, handler det andet råd også om planlægning.

Rådet om e-mail-tider handler basalt set om at tage kontrol over din arbejdsdag. I stedet for at lade dig kontrollere af opgaver og forstyrrelser, skal du kontrollere dem.

Det afspejler råd nummer to også.

Her ser vi på, hvordan du begynder din arbejdsdag.

Udover selvfølgelig at hilse på kolleger og hente kaffe, skal du dedikere hver morgen til at planlægge dagen. Sæt eventuelt den første time eller to af til dette.

Du får stålsat overblik ved at spørge dig selv, hvad de vigtigste opgaver er den dag.

Opdater din liste med dagens opgaver.

Du kan også med fordel have en liste over det, der skal ske i dag og det, der skal ske de næste to uger, så du konstant har overblikket. Overvej om du kan uddelegere nogle af opgaverne.

Når du har gjort det og fået dit fornødne overblik, kan du bruge resten af den afsatte tid på de opgaver, der står øverst på listen. Det vil føles som om, du får serveret ”gratis” tid.

Du vil også opleve, at du tidligt på dagen allerede har fået noget fra hånden.

Du kan gå et skridt længere og markere tiden i din arbejdskalender. Det forpligter dig til at bruge morgenerne på at planlægge dagen.

Det signalerer tydeligt dine prioriteter for dine kolleger, og det forhindrer, at du bliver indkaldt til møde i det tidsrum.

Med kontrol over mailboksen og morgenplanlægning, vil du få mere effektiv tid i din arbejdsdag til andre opgaver. Men hvordan kan du bedst bruge den tid?

Vi mener, den er bedst brugt på strategi.

Skak

Brug den ekstra tid på strategi

Som sagt har mange medarbejdere travlt i dagligdagen, at de ikke når at tænke på nye ideer, smartere måder at løse opgaver, nye hjælpemidler eller forretningsområder. Det sænker ikke kun den enkelte afdeling, men ultimativt hele virksomheden.

Du kan bruge den nyfunden tid på strategi, der hjælper ikke kun dig og dit arbejde, men hele afdelingen eller måske endda virksomheden. Ultimativt kan I komme foran jeres konkurrenter.

Strategi er mange ting. Nogle siger, at det handler om at arbejde virksomheden – og ikke for den.
Andre beskriver det som at se det hele fra et helikopterperspektiv og få overblikket.

Vi mener, at strategi også er at stille kritiske spørgsmål til virksomheden.

Du kan bruge den ekstra tid på at overveje:

  • Hvad laver dit team, som I ikke behøver?
  • Har I brug for alle rapporter, eller kan de summeres til færre metrikker, der stadig viser større problemer?
  • Laver i nogle aktiviteter i virksomheden alene af den grund, at I altid har gjort det?
  • Kan du uddelegere nogle af dine opgaver? Hvis ikke kan du oplære nogle i teamet til at klare andre opgaver?

Du kan også:

  • Give gamle, ineffektive aktiviteter og arbejdsgange et eftersyn.
  • Bruge tid på at være mentor eller coache dit team. Både person til person eller ved at gå rundt i kontoret.
    Sociale medier og e-mails er gode kommunikationsmidler, men den personlige dialog er stadig mere effektiv.
  • Tænke på dit team, dine kunder og konkurrenter og hele virksomheden.
    Hvem slår dig? Hvis du vinder, hvem puster dig i nakken? Hvordan kan du blive førende eller holde førstepladsen?
  • Overveje hvem i teamet har brug for efteruddannelse?

Afslutning

Tiden går, klokken slår, e-mails tikker ind, og kvartalerne triller forbi.

Om du vil gå all in på lukket mailboks eller implementere en ny morgenrutine, håber vi, at du får mere tid – eller i det mindste mere overblik over dine opgaver.

 

Læs mere om effektive arbejdsdage

5 råd til at få leveret data til tiden

Da økonomifunktionen blev overhalet af marketing- og salgsafdelingen

Webinar: Effektiviser din finansielle konsolidering

TED Talk: The happy secret to better work (Eksternt link til ted.com)

How to save the world (or at least yourself) from bad meetings (Eksternt link til ted.com)

Prophix

Prophix leverer innovative budgettering- og rapporteringsløsninger, der automatiserer finansielle og operationelle processer.

Artikler udgivet af Prophix er skrevet i samarbejde med vores konsulenter og blogredaktionen.

Arkiv