Stressfri økonomistyring – er det en utopi?

ØKONOMISTYRING: Utallige er de gange, hvor vi oplever controllere og økonomifolk ærgre sig over den stressende månedsafslutning og i endnu højere grad årsafslutningen. Ofte skyldes det forsinket indrapportering af tal eller fejl fundet i regnearkene. Interessant nok gentager de samme problemer sig igen og igen.

Det fik mig til at tænke over, om stressfri økonomistyring overhovedet kan lade sig gøre?

Stigende krav til økonomistyring

Der er ingen tvivl om, at økonomistyring ikke er let. Efterhånden som virksomheder udvider med datterselskaber på tværs af grænser, efterspørger kollegaerne mere og bedre indsigt i de økonomiske nøgletal. Det sætter økonomifunktionen under pres.

Førhen var det måske nok, at økonomifunktionen håndterede posteringer, sikre at bøgerne stemte, og at ledelsen fik deres månedsrapportering rettidigt. I dag kræves der mere.

Kunsten er at sikre, at økonomifunktionen understøtter forretningen, og ikke konsekvent løber 10 meter bagefter med tungen ud af munden. Der er ingen tvivl om, at det også gør det lettere at tiltrække og fastholde dygtige medarbejdere, hvis der er struktur og overskud i økonomifunktionen.

Når faldskærmen er pakket, men modet svigter

Controllere og økonomifolk ved, hvad der skal gøres hver måned. Data skal indsamles, konsolideres og rapporteringen til ledelsen skal klargøres. Alle elementerne til dette kender de, og ingen kender forretningen bedre end dem selv. Alt er tilsyneladende pakket og klar.

Til gengæld er frustrationen også desto større, når data ikke er korrekte eller forsinkede – eller begge dele.
Den gode nyhed er, at der faktisk er udviklet systemer, der kan hjælpe økonomifunktionen på vej. Systemer som endda kan sikre, at Excel stadig kan anvendes, men at besværlig konsolidering af data, distribution af regneark og scenarieplanlægning automatiseres.

Den dårlige nyhed er, at det ofte kan virke for uoverskueligt at implementere et sådant system og derfor er det lettere at fortsætte med det sikre valg: de eksisterende regneark. Også selvom de måske nok koster blod, sved, tårer, weekender og stor frustration.

Jovist, implementeringen af store enterprisesystemer til finansielle processer kan tage årevis. Men mange mellemstore virksomheders systembehov kræver mindre, hvorfor de med fordel kan se efter systemer, der skal konfigureres og ikke kodes. Det behøver ikke være et modigt valg at udskifte regnearkene med nye teknologi.

Business Partnering – en understøttende økonomifunktion

Overskriften herover er flotte ord, som man måske i mellemstore virksomheder ikke altid kan nikke genkendende til. Ikke fordi ambitionerne ikke er der, men nærmere fordi, at man sidder fast i de samme regneark og sjældent har tid til dybdegående analyser.

Som en controller for nylig fortalte mig, så forlod han økonomistudierne med en optimisme og tro på, at han nu skulle ud og revolutionere økonomifunktionens praksis.

Han var blevet noget skuffet, da han fandt ud, at det var svært at finde tid til at revolutionere noget, når der generelt ikke var tid til at foretage analyser af virksomhedens økonomiske formåen i sig selv.

Der er lys forude – også for stressede økonomifolk

Måske man ikke skal se så langt frem for at finde en løsning. Man siger netop, at første skridt mod en løsning er at erkende, at der er et problem.

Med lange arbejdsdage, forsinket rapportering og inkonsistente data i bagagen har mange økonomifunktioner i dag fokus på at se fremad og etablere systemer, der understøtter deres arbejdsgange. Ofte kan det nemlig lade sig gøre at finde mindre komplekse løsninger, som hurtigt kan implementeres.

Der vil dog altid være nogen stress i forbindelse med månedsluk og årsbudgettering. Det gør det desto mere afgørende, at jeres forretningssystemer understøtter disse processer og ikke modarbejder dem. Ellers vil stressfri økonomistyring forblive en utopi.