tillidsbaseret økonomistyring tillid københavns kommune

Hvad er tillidsbaseret økonomistyring?

Googler du tillidsbaseret økonomistyring, kommer der ikke nogle søgeresultater op. Begrebet er så nyt, at selv ikke internettet har opdaget det. Alligevel sniger begrebet sig ind i danske organisationers økonomiafdelinger. I denne artikel dykker vi ned i dette nye emne og ser nærmere på, hvordan metoden er udviklet og implementeret i Kultur- og Fritidsforvaltning i Københavns Kommune.*

Tillidsbaseret økonomistyring er afledt af tillidsbaseret ledelse og er en fremgangsmåde, der vinder frem på ledelsesgangene disse år. Det er svært at skille ledelse og økonomiansvar ad. En leder har også ansvar for at bruge virksomhedens midler fornuftigt. Den tætte relation gør, at nye metoder inden for ledelse stille glider over i metoder til at håndtere økonomi.

Med tillidsbaseret økonomistyring går du væk fra at måle, veje og kontrollere alle afdelinger og datainput, men i stedet stole på, at de enkelte afdelinger forvalter sin budgetramme forsvarligt.

Tillid er egentlig et ord, man bruger om venner og familie. Derfor er det paradoksalt, at tillid er begyndt at blive brugt på arbejdspladsen og om økonomistyring. Det kan ligefrem være svært at forestille sig to mere modsatrettede ord: tillid og økonomi. Det kan alligevel give god mening at kombinere dem, for der er meget at hente ved at stole på sine kolleger.

tillidsbaseret økonomistyring

Fordele for kolleger og kunder

Det kan være svært at gennemskue, hvad der er op og ned ved en ny fremgangsmåde. Ved en tillidsbaseret økonomistyring viser de overordnede fordele sig internt i virksomheden, og kunden kommer mere i fokus.

  • Giver ansvar og ejerskab
    Når du giver en pose penge til en afdelingsleder uden et utal af regler og formaninger, giver du også ansvaret for, at beløbet bliver forvaltet forsvarligt. Den anerkendelse skaber et ejerskab direkte i afdelingerne – i stedet for at udstede en ordre om, hvordan beløbene skal bruges.
  • Mere handling og effektivitet
    Større ejerskab og ansvar giver samtidig et større handlerum. Det betyder, at får nogen en god idé, er der kort til at realisere den. Man fjerner nemlig den del, hvor et initiativ først skal godkendes af flere ledere.
    Kort sagt kan tillidsbaseret økonomistyring gøre afdelingerne (og dermed hele virksomheden) mere effektive, hvor der er kortere vej fra idé til handling.
  • Bruger og kunder kommer i centrum
    En tredje fordel er, at økonomistyringen kommer tættere på dem, der er i kontakt med virksomhedens brugere og kunder. Ofte sidder økonomifunktionen for sig selv og afventer input fra andre afdelinger. Med tillidsbaseret økonomistyring kommer de økonomiske beslutninger til at blive truffet af dem, der taler med kunder og brugere til hverdag. De ved bedre, hvad kunderne har brug for, og det bør i sidste ende skaffe flere af dem, som virksomheder lever af: Glade kunder.
  • Mindre tid på administration
    Selve økonomifunktionen kan også opnå tidsmæssige besparelser ved at anvende denne metode. Det tager mindre tid at lave en budgetramme og så korrigere dem hvert år. Selvfølgelig er det en væsentlig opgave at korrigere, men sammenlignet med den almindelige årsbudgettering, er der tid at spare.

Udfordringerne ligger internt i virksomheden

De udfordringer, man møder ved metoden ses primært i måden, organisationen arbejder sammen på.

Den største risiko er, at problemer ikke bliver opdaget tids nok. Det kan ske, hvis økonomifunktionen ikke taler med afdelingerne mere end et par gange om året. Tillidsbaseret økonomistyring kræver derfor, at controllere og økonomichefer rejser sig fra skrivebordet og når rundt i virksomheden.

Det bringer os frem til en relateret udfordring, der handler om, hvordan økonomifunktionen balancerer mellem kontrol og tillid. Med for meget kontrol mister man fordelene ved den tillidsbaserede metode – med for lidt kan økonomien løbe af sporet.

Det er vigtigt, at økonomifunktionen taler med afdelingerne for at sikre sig, at budgetterne ikke bliver overskredet. Men hvordan spørger man ind til tallene og viser tillid samtidig?

Balancen mellem kontrol og dialog

Økonomifunktionen skal derfor være i en konstant afvejning og spørge sig selv: er jeg kontrollerende, eller er jeg i dialog?

Den dialog skal indgås på lige fod, for økonomiafdelingen giver med tilliden afkald på den ”kølle”, de kan komme og slå med, hvis det hele brænder på. Den ”kølle” har mange andre økonomichefer, der arbejder med en anden økonomistyring.

Der er ikke noget klart svar til, hvordan man bedst balancerer. Det afhænger i høj grad af kulturen i virksomheden. Det er sværere, hvis hver afdeling er en silo uden kontakt til andre, end hvis medarbejderne kender hinanden på tværs.

En ting er dog klar; det kræver, at medarbejderne i økonomifunktionen har stærke kommunikative evner.

tillidsbaseret økonomistyring københavns kommune

Kultur- og Fritidsforvaltningens brug af tillidsbaseret økonomistyring

En organisation, der har givet sig i kast med tillidsbaseret økonomistyring er Kultur- og Fritidsforvaltningen i Københavns Kommune.

I Københavns Kommune startede tanken om tillid i den blødere del af den offentlige sektor. I begyndelsen af nullerne skulle sygeplejersker, pædagoger mv.  udfylde mange skemaer for at sikre, at de lavede den rette faglige vurdering. De skemaer er nu væk og erstattet af tillid til, at de faglige vurderinger er korrekte. Den ændring er stille og roligt også kommet til økonomistyring.

Vi er heldige i vores forvaltning, fordi der er mindre lovgivning inden for kultur og fritidsområdet, modsat sundhedsområderne. Dertil har vi en flad struktur med tre direktører og ca. 20 chefer. Derfor har det været muligt at teste tillidsbaseret økonomistyring, hvor vi helt basalt har givet lederne i de forskellige områder en budgetramme og sagt: lav noget fed kultur og spændende fritidsaktiviteter for de her penge. Og vi vil egentlig kun høre om det, hvis I har brug for support. De rammer har vi så korrigeret hver år med fremskrivninger, effektiviseringer etc.” siger Signe Thiim, leder i den centrale økonomiafdeling i Kultur- og Fritidsforvaltningen, Københavns Kommune.

For Kultur- og Fritidsforvaltningen har det været en længere rejse over 10 år. I starten blev den nye økonomistyring omtalt som, at enhederne ”flyttede hjemmefra” og skulle til at klare sig selv. Hvis de havde problemer, kunne de ”ringe hjem”.

Jeg kan vist godt sige, at der var nogen, der glemte at ringe, og de sidste tre år har vi arbejdet på at kombinere styring og tillid. Dvs. vi undersøger, hvad vi bruger pengene på, hvordan det hænger sammen med aktiviteterne, og er det nu OK, at vi ringer og spørger, hvordan det går?” siger Signe Thiim.

Forvaltningen oplever, at det er en benhård balance at håndtere ressourcer til administration. Der er en besparelse ved ikke at kontrollere hver eneste øre, men de løber også en højere risiko, fordi det kræver ressourcer at rydde op. Dertil er kravene fra det politiske niveau høje.

Til gengæld er borgerne kommet mere i centrum. For nu har dem, der rent faktisk møder borgerne, mere indflydelse på aktiviteterne, der tilbydes.

Ifølge Signe Thiim har det krævet flere kompetencer end dem, man lærer på universitetet, både af økonomifunktionen, cheferne og medarbejderne.

Du kan ikke styre det her gennem et excel-ark. Du bliver nødt til at tage dig tid til at komme ud og tale med folk. Og det er jo ret ressourcekrævende, når de folk sidder spredt ud over hele København. Men det er tiden værd, fordi medarbejderne i kulturinstitutionerne og økonomifunktionen er virkelig glade for det, og vi tror på, at det giver mere værdi.”

Afslutning

Når to modsatrettede ord går sammen og skaber et nyt begreb eller metodik giver det ofte nye muligheder som hidtil har været for besværlige eller måske ligefrem urealistiske.

Sådan er det også med tillidsbaseret økonomistyring. Et blødt og venskabeligt begreb giver sammen med økonomis benhårde fokus på data en ny fremgangsmåde at håndtere organisationens midler på. For Kultur- og Fritidsforvaltningen har værdien været stor, og medarbejderne er glade for arbejdsgangen.

*Københavns Kommune er ikke kunde hos Prophix og anvender ikke løsningen.

Prophix

Prophix leverer innovative budgettering- og rapporteringsløsninger, der automatiserer finansielle og operationelle processer.

Artikler udgivet af Prophix er skrevet i samarbejde med vores konsulenter og blogredaktionen.

Nyeste indlæg

TILMELD DIG NYHEDSBREVET

& få spændende tips og indspark direkte i indbakken!
  • Du kan altid afmelde dig, og vi passer på dine oplysninger. Læs vores fulde privacy policy her.

Arkiv