ProphixHvem peger pilen på, når økonomiafdelingen ikke arbejder hurtigt nok og er ufleksibel og ineffektiv?
Er det medarbejdere, der sidder klisteret til tastaturet? Er det arbejdsgangene, der sløver, eller kan vi skubbe over til skylden it-løsningerne?
Det er selvfølgelig et snydespørgsmål.
De tre elementer hænger sammen, ikke kun hos økonomiafdelingen, men i alle afdelinger.
Vil du forbedre din afdeling, skal du se det hele fra oven, så du forstår, hvordan de interagerer med hinanden.
Vi har talt med Finance Consultant, Kenneth Fick, som har brugt mange år på at studere, hvordan de tre elementer spiller sammen i finansafdelingen.
Han har rig erfaring med at hjælpe finansafdelinger optimerer deres effektivitet og udvide deres rolle i organisationen fra flere konsulent-bureauer.
Når du har læst interviewet, ved du, hvordan du som økonomichef tager din afdeling til næste niveau.
Hvordan kan medarbejdere, arbejdsgange og it arbejde mere effektivt?
”Medarbejdere, arbejdsgange og it er den gyldne treenighed i stort set alle virksomheders initiativer. Men ofte fokuserer ledere kun på ét element.
F.eks. hvis noget underpræsterer, er den første reaktion at skyde skylden på et element (Folk elsker især at bebrejde teknologi og it).
Det, jeg personligt har oplevet, er, at det er aldrig kun én ting, men altid en sammenblanding af alle de tre elementer.
Når du skal analysere, skal du sætte dig op i helikopteren og kigge ned på alle ting.
Måske er problemet en dårligt designet brugerflade? Det er set før med god it og software. Eller måske er processen designet til en forældet forretningsmodel?
Personligt foretrækker jeg at starte med at analysere arbejdsgangene for at finde problemer og justerer dem. Derefter ser jeg på medarbejdere og it.
Efter du har analyseret, behøver du heldigvis ikke erstatte alle elementer på samme tid, men tage fat på en ad gangen.”
Hvordan arbejder man mere effektivt med den it, man har købt?
”Der findes mange kraftfulde, skræddersyede it-løsninger til økonomiafdelingen, og mange steder anvender man kun 50% af løsningernes muligheder.
Når løsningerne kan så meget, og er specialdesignet til jeres virksomhed, sidder man med samme udfordring som til årsprøve i fristil: Mulighederne er endeløse, og det er umanerlig svært at vælge retning og skabe noget fra intet.
Mit råd er at give brugerne ordentlig vejledning i, hvad der skal gøres, og hvordan. Det er den bedste måde, økonomiafdelingen kan tilføje større værdi.”
Hvilken type medarbejdere skal økonomichefer ansætte? Er der et specielt talent, man bør se efter?
”Jeg leder altid efter naturlig nysgerrighed. Folk der spørger ”hvorfor?”
Hvorfor gør vi tingene på en denne måde?
Hvorfor ser tallene ud, som de gør?
Så kommer du over det der med ”Sådan plejer vi at gøre, og det har vi gjort i lang tid, og det vil blive ved med.”
Jeg mener, at naturlig nysgerrighed, at stille spørgsmål, at undre sig, forsøge at forstå historien bag, er det, som for alvor giver værdi til organisationen.”
Hvad skal virksomheder gøre for få mest muligt ud af deres data?
”Der kommer vi til det tredje ben af den gyldne treenighed: it.
Du skal simpelthen have de rette software-løsninger.
Excel er fin nok til ad hoc-analyser, men risikoen for fejl er også højere pga. de manuelle indtastninger. Og hvis du vil have hurtig scenario analysis, ”what if”-analyser og dykke ned i tallene, så behøver du en integreret platform til at håndtere data-flowet.
Det får du med en automatiseret løsning til at håndtere de finansielle processer.
Men teknologi er som sagt kun et af elementerne.
It kan være problemet, men hvis processen og arbejdsgangen er i stykker, kan medarbejdere og it og teknologi, hverken gøre fra eller til.
Så fokuser først på processen.
Se på, hvordan I udfører forskellige opgaver og justér dem, så de matcher den måde, I laver forretninger på.
Det er svært. For konkurrencen og markedet ændrer sig hele tiden, så vær forberedt på, at processen skal justeres med jævne mellemrum.
Tænk på at I skal være i konstant bevægelse og udvikling. Og smid ”vi plejer”-mentaliteten over bord.”
De fleste virksomheder vil gerne have, økonomiafdelingen bruger mest tid på opgaver, der giver størst værdi for virksomheden. Hvilke opgaver synes du, økonomifunktionen skal fokusere på?
”Der er mange værdiskabende opgaver i økonomiafdelingen.
En af dem handler om hjælpe ledelsen med at tage (de rette) beslutninger.
Det er en leders job at tage beslutninger, og selvom man aldrig kan have al viden på hånden, kan økonomiafdelingen hjælpe med at give så meget information som mulig til lederen så beslutningerne tages på et oplyst grundlag.
Andre værdiskabende aktiviteter er dem, der knytter sig direkte til ROI. Mange tænker på ROI som et marketingbegreb, men der er adskillelige andre aktiviteter som produktlinjer og produkt-profitabilitet og prissætning.
Prissætning er også en stor værdiskabende aktivitet. Analysen af priser og kundesegmenter i forhold til prisen vil alle virksomheder gerne vide mere om. Det er måske den mest værdifulde aktivitet.”
Hvordan oplever du økonomiafdelingens rolle i organisationen ændrer sig?
”Mange har forbundet økonomiafdelingen med bogholderi, budget og administration. Sådan er det ikke længere.
For at skabe værdi skal man ud over kanten til ”the front office”. Det betyder, man skal arbejde sammen med salg, marketing, konsulenterne osv. Det er der, økonomiafdelingen bliver mest effektiv.”
Kenneth Fick er Senior Manager hos Morgan Franklin Consulting og President & CEO i FPA Experts – tidligere kaldet Pierce The Fog Consulting.
