5 spørgsmål du bør stille til din rapporteringsløsning

Det er de samme udfordringer hver gang, man nærmer sig slutningen af en rapporteringsperiode – og det tager tid. Rapporteringen bliver nemmere at håndtere, hvis I har en løsning, som lige netop svarer til jeres behov. Hvad der skal til, for at din rapportering bliver bedre, kommer an på din organisation. Her er listet 5 spørgsmål, du bør stille din rapporteringsløsning. For når du kender dine behov, så ved du, hvilken rapporteringsløsning, du har brug for.

TIP: Læs de sidste 3 råd ved at hente whitepaper ”8 Great Ways to Improve your Quarter-End Analysis”

1) Får jeg nok ud af fordelene ved en master-database?

Store ERP-leverandører foreslår, at man konsolidere alting i en samlet database som eksempelvis SAP eller Oracle. Det er heller ikke en dårlig idé. Alle afdelinger, alle funktioner og alle processer kan generelt konsolideres i en master-database.

Ulempen med store databaser er for det første udgifterne, der er forbundet med at håndtere et sådan system, den nødvendige infrastruktur og den overordnede udgifter på licenser og vedligeholdelse. For det andet er store løsninger ofte ikke så brugervenlige.

Du bør derfor overveje, hvorvidt fordelene opvejer for ulemperne ved en master-database i din virksomhed.

2) Hvor brugervenlig er min rapporteringsløsning?

De bedste rapporteringsløsninger er brugervenlige. Mange af dem ligner Excel, så de virker velkendte for brugerne, og de er derfor lette at lære at bruge.

I de gode løsninger kan man hurtigt lave rapporter. Det er endnu bedre, hvis løsningen er et samlet rapporteringssystem, hvor brugerne ikke bare ser på tallene, men også kan arbejde med dem.

Du skal også være opmærksom på, at løsningen kan håndteres af medarbejderne i økonomifunktionen, så de ikke er afhængige af support fra IT. Hvis IT hele tiden skal kontaktes, kan det skabe en flaskehals og kvæle effektiviteten.

Brugervenlighed er alfa omega, når du skal vurdere, hvilke krav du har til en rapporteringsløsning. For jo nemmere det er at arbejde med en løsning, desto mere tid har I til de konkrete arbejdsopgaver.

3) Hvor nemt er det at distribuere rapporter til interessenter?

Det er ofte en tidsrøver at udarbejde og sende rapporter ud. Den samme rapport kan ikke bare sendes ud til alle interessenter. Dels fordi ikke al information er relevant, og dels fordi nogle rapporter indeholder fortrolig information.

Det kan derfor være en god idé at finde en rapporteringsløsning, der kan distribuere rapporter med forskellige niveauer er fortrolighed. Denne løsning bør også kunne se på den enkelte bruger og kun give hver bruger adgang til det, han har rettigheder til at se.

3) Har min løsning OLAP og drill through-funktioner?

Noget, der forsinker arbejdet i økonomifunktionen, er at svare på alle de spørgsmål, som den netop udsendte rapport ikke dækker. En økonomifunktion får lettere ved at svare på spørgsmålene ved at have en løsning, der har en drill through-funktion og mulighed for OLAP.

Et meget simpelt eksempel på, hvad man kan bruge OLAP til er, at du kan arrangere data, som du vil ved at ”drag and drop” ethvert item f.eks. produkt i rækken, tid i kolonnen, omsætning i midten. Med det samme kan du se omsætning for alle produkter på tværs af tid inddelt på region.

4) Kan min løsning svare på de kritiske spørgsmål?

En ordentlig rapporteringsløsning bør kunne hjælpe dig med at svare på de forretningskritiske spørgsmål. Prøv at stille følgende spørgsmål for at se, hvor du hurtigt vil kunne analysere din data.

Kan vi lave trendrapporter baseret på en specifik mængde data?
Hvis et tal ser mærkeligt ud, hvordan så det ud sidste år? Hvad med ordet før det og for fem år siden?
Historiske set, hvad er vores fremtidige muligheder?
Kan man hurtigt sammenligne to produkter, regioner etc.?

En rapporteringsløsning bør have evnen til hurtigt at ændre, hvilken som helst af disse dimensioner og også kunne sammenligne to størrelser med hinanden. Så overvej, hvilken viden, ledelsen har brug for – og hvor nemt det skal være for økonomifunktionen at fremskaffe informationen.

5) Kan vi udføre forskellige analyser og holde dem op mod planer og scenarier?

Ud over scenario-planning kan vi man også overveje versionsstyring. I planlægningsfasen kan økonomiafdelingen lave adskillige forecasts baseret på forskellige forbehold. Når de endelige resultater kommer ind, kan man så let lave en varience report for at se, hvilke forecasts, der ramte rigtigt. Man kan derfor forbedre sin rapportering ved at lave en løsning, der understøtter re-planing i alle faser af rapportering- og analyseprocessen.