ProphixDu har et problem på arbejdet.
Den software og de programmer, du bruger, har for mange begrænsninger. De er tunge at arbejde med, og de sluger al tiden i teamet.
Du har lavet dit forarbejde og fundet ud af, at der findes mange gode løsninger til at automatisere de finansielle processer. De vil gøre det muligt for økonomifunktionen at præstere bedre og være mere proaktiv i planlægningen.
Nu skal du bare finde ud af, hvordan du overbeviser din chef om, at løsningen giver værdi for virksomheden og er investeringen værd.
Det er lettere sagt en gjort.
Her er fem ideer til at hjælpe dig med at pitche din idé for chefen.
1) Fokuser på områder I ikke kan løse med nuværende software
Noget af det, der bedst overbeviser chefen om at investere, er at pege på nye tiltag og initiativer, I ikke kan udføre med de nuværende værktøjer.
Det kan eksempelvis være at introducere rullende forecasting, mere detaljerede analyser og rapporter, og mere selv-service til ledelsen og forretningen.
Det kan også være et behov for en sammenhængende og integreret planlægning i virksomheden. Her giver salgsforecasts input til indkøb og produktionen, og personale- og ressourceplanlægning er en integreret del af budget og forecast-processen.
Find de områder I ikke kan udføre i dag, men som I gerne vil kunne løse og redegør for, hvordan økonomifunktionen i højere grad bliver til en strategisk forretningspartner.
2) Dokumenter tid og processer
Du arbejder med økonomi, så brug tallene til at kommunike problemet og potentielle fordele ved softwareren.
I stedet for at sige, at den nye software vil ”spare os tid”, så illustrer præcis, hvor meget tid I bruger på bestemte processer.
Et eksempel kan være, at to fuldtidsansatte bruger al deres tid på at indsamle tal og udarbejde rapporter. At det tager tre måneder fra budgetprocessen starter til det endelige godkendte budget er færdigt.
Software, som automatisere processer, kan spare mange timers arbejde på et år. Du også undersøge besparelser for hurtigere årsafslutninger, levering af budgetter og rapporter til tiden etc., og derved beregne Return of Investment (ROI).
3) Vis de menneskelige omkostninger
Selvom det kan være svært at argumentere for, så kan du også måle omkostningerne ved ikke at have det rigtige værktøj i tabt ”human capital.”
For meget overarbejde og stress ved for tunge processer kan have flere negative konsekvenser for de ansatte.
Dårlig arbejdsmoral, sygdom og problemer med at fastholde medarbejdere har ikke kun konsekvenser for den enkelte, men også store omkostninger for virksomheden.
Vis, hvordan de nuværende arbejdsforhold er kilde til frustration, ikke bare for dig, men for hele teamet.
4) Brug feedback fra tredjepart og referencer
Brug eksterne og uvildige analyser til at styrke dit argument. Der er mange hjemmesider og analysehuse, der anmelder software og løsninger.
Spørg efter eksempler og referencer hos en potentiel ny leverandør, og spørg om de har referencer for din industri, størrelse på virksomheden eller anvendelsesområde.
Tal med nuværende brugere og undersøg, om der findes kvantificerede forbedringer og resultater ved deres anvendelse.
5) Få senior-kolleger med på ideen
Pitch ideen for en fra teamet i virksomheden, som også er involveret i beslutningsproces. Nogle gange kommer support og efterspørgslen fra andre dele af forretningen end blot din direkte chef i økonomi. Det kan være en salgschef eller produktionschef, der ønsker mere indsigt og mere kvalitet i planlægningen.
Det vil veje tungt på vægtskålen, hvis andre er med på ideen og forstår, hvordan det vil være fordelagtigt for hele virksomheden.
Jo flere du kan få med, des større er chancen for at få godkendt projektet.
Det kan være op ad bakke at være den, der skal sætte gang i ændringer i virksomheden. Men hold dig til fakta i forbedringer af eksisterende processer og introduktion af nye strategier, og mind dig selv om, at innovation bliver vigtigere og vigtigere i takt med, virksomheden vokser og udvikler sig.
Dr. Christian Fuchs
