Sådan bliver din nye budgetløsning en succes (Interview)

Mange mellemstore virksomheder ved allerede, hvor meget værdi det giver at bruge den rigtige løsning til deres planning, rapportering og forecasting. Ikke desto mindre fejler mange virksomheder, når de implementerer den nye budgetløsning. I jagten på årsagerne og en løsning har vi talt med en ekspert.

Tobias Laube er Senior Manager i Ebner Stolz Management Consultants, en af Prophix’ partnere i Tyskland. De hjælper mellemstore virksomheder med at vælge og implementere planning-, konsoliderings- og rapporterings-løsninger. Her er hans bud på hemmeligheden bag en succesfuld implementering af løsninger til økonomiafdelingen.

Som rådgiver hos Ebner Stolz hjælper du mellemstore virksomheder. Er der nogle klassiske fejl ved implementeringer af budgetløsninger, der går igen, eller er det forskelligt fra kunde til kunde?

Der er helt sikkert klassikere. For eksempel oplever vi konstant kunder, som er så entusiastiske omkring den nye budgetløsning, at de straks vil gå i gang med implementeringen. Udsigten til et nyt værktøj er pludselig så attraktiv, at nogle tror, forandringen i sig selv løser alle problemer.

Hvor positivt det end lyder, er der fare for, at den konceptuelle fase ikke får den nødvendige opmærksomhed. Og en ny løsning i sig selv er ikke nok til at ændre ineffektive arbejdsgange.

Hvad gør man for at mane til tålmodighed i de tilfælde?

Vi anbefaler, at du altid laver en grundig konceptualisering med en efterfølgende proof of concept. På den måde kan kunderne teste, om alt vil fungere som planlagt, før de går i gang.

Vil du sige, at det forberedende arbejde er lige så vigtigt som den faktiske implementering?

Ja, det første trin er bestemt tiden og besværet værd. Fejlene, man laver i starten, skal man ofte bruge meget tid og mange kræfter på at rette op på.

Det lyder som om, at det ikke kun handler om værktøjer, men også om processer og arbejdsgange?

Præcis. Hvis du bare ændrer værktøjet, men ikke arbejdsgangene, vil du stå med de samme problemer som før. Jeg anbefaler at undersøge sine arbejdsgange og rydde op i stedet for „bare“ at overføre eksisterende processer til en ny løsning.

Man skal dog være forsigtig.

Hvis du vender alt på hovedet med det samme, kan det hurtigt ende i kaos.

I skal spørge jer selv: ”Hvilken vej vil vi gå?”

Og tydeligt kommunike den nye retning. 

Afhænger successen af en ny løsning til budgettering meget af virksomhedens mindset?

Der er helt sikkert en sammenhæng. Projekter er altid produkter af deres miljø. Hvis den interne kommunikation ikke virker, vil det være svært for planning-projekter at skabe en vedvarende effekt.

Kan du beskrive nogle positive eksempler?

Nogle af vores kunder gør det godt. De siger:

”Nu har vi en god budgetløsning, men vi kan stadig forbedre os.”

De arbejder derfor hele tiden med at simplificere deres planning. Det er ikke en turbo-optimering på et par måneder – det er en løbende proces.

Er denne tilgang kundespecifik, eller er det standard for alle virksomheder?

Det er helt bestemt typisk for de dygtigste virksomheder. De ser ikke løbende optimering som et sideprojekt. Det er et selvstændigt projekt, der er målrettet og fokuseret og som får afsat tid og ressourcer.

Hvordan påvirker denne tilgang ellers implementeringer?

De kunder plejer at evaluere projekter holistisk. Man skal ikke kun koncentrere sig om konsulenter og licenser, men også beregne ROI, omkostninger og fordele.

Hvis alle efterfølgende er klar over den ekstra værdi, er det positivt for alle involverede parter – også beslutningstagere, der ikke har arbejdet direkte med projektet.

De virksomheder, der laver disse follow-up projekter, gør det, fordi de kender merværdien. Hvis du kun fokuserer på omkostninger, kommer du som regel ikke så langt.

Hvilke tips har du til, at så mange implementeringer som muligt, fremover kan blive en succes?

Det første tip er: Hav ingen hemmelige projekter.

Hvis et implementeringsprojekt kun afhænger af få mennesker, bliver det ekstremt skrøbeligt.

Sådanne projekter mangler simpelthen synlighed og support. Hvis de ansvarlige medarbejdere arbejder som solokæmpere og derefter forlader virksomheden, bliver projekterne begravet med det samme.

Den bedste måde at gøre det, er at lave et ordentlig og tilstrækkelig stort projektteam. Og reklamere for projektet for at gøre det kendt internt.

Har du andre tips?

Ja, det er godt at have en indkørselsfase, hvor både den gamle og nye budgetløsning løber parallelt. Det er absolut fint.

På et tidspunkt skal du trække stikket på den gamle løsning. Ellers risikerer du at bestemte dele af virksomheden fortsætte med at bruge den gamle, og så har du ikke vundet alle goderne ved den nye løsning – men skal måske vedligeholde to systemer.

Læs også

Hvordan bliver økonomiafdelingen understøttet bedst af medarbejdere, arbejdsgange og it?