3 spørgsmål og svar om zero-based budgeting

Ifølge konsulenthuset McKinsey kan en veludført  zero-based budgeting (ZBB) reducere SG&A-udgifter med 10-25 % – ofte allerede inden for seks måneder.

Alligevel er der mange ledere, der frygter at gå i gang med budget-metoden. For det første, fordi det er uklart, hvad der giver de gode resultater. For det andet, fordi der er skrevet så meget om metoden, at der nu hersker en række fordomme om, hvad det går ud på – f.eks. at ZBB faktisk betyder at ”budgettere fra nul”.

Denne artikel er et forsøg på at udforske misforståelserne. Vi gennemgår fire udsagn og ser, om de holder vand eller ej. Først skal vi dog have styr på terminologien.

Hvad er zero-based budgeting?

ZBB er en budgetmetode til at retfærdiggøre alle virksomhedens udgifter og omkostninger. Den årlige budgetproces begynder faktisk fra nul, hvor hver afdeling vurderer deres behov og udgifter.

ZBB består af tre tiltag:

• detaljeret at gennemgå hver krone i det årlige budget
• håndtere finansiel performance på månedlig basis
• bygge en kultur blandt medarbejderne om at styre omkostningerne

De tre tiltag opnås ved hjælp af nye systemer, processer og kontroller, som bliver del af den daglige rutine.

#1
Betyder zero-based budgeting at du bygger dit budget fra nul?

ZBB går tilbage til start og retfærdiggøre hver afdelings behov og udgifter, men metoden er meget mere end at tage et blank stykke papir og lave budgettet fra nul. Der er nogle, der taler om, at ZBB hviler på en kultur i virksomheden, hvor alle har fokus på at håndtere og styre omkostningerne. Det sker via gennemskuelighed, ansvarlighed og forventningsafstemning.

Hvor traditionel budgettering hver år automatisk øger udgifterne med fx 2%, og kun vurderer nye udgifter kritisk, så går zero-based budgeting efter at retfærdiggøre alle udgifter. Målet er mere værdi i virksomheden ved hjælp af optimere udgifter – og ikke kun øget omsætning.

#2
Skal du skære ind til benet, når du implementerer zero-based budgeting? 

Ikke nødvendigvis. Der er nogle, der stadig tror, at ZBB, handler om at barbere omkostninger ned til et minimum, men det er ikke nødvendigt. Hvor store og voldsomme nedskæringerne er, reflekterer virksomhedens målsætninger for besparelser.

Hvis en virksomhed er mere ekstrem, vil den måske have en målsætning om at spare 30% på et år. Andre virksomheder vælger at spare 10% med tanke på at reinvestere halvdelen i produktive tiltag. De overfører derfor kun 5% til bundlinjen.

 #3

Fokuserer zero-based budgeting kun på én type udgifter?

Nej, du kan undersøge alle typer udgifter med zero-based budgeting – både administrative, marketing, operationelle, salgs, distribution, capital expenses etc.

Gennemskuelighed, ansvarlighed, forventningsafstemning og en stramt styret proces er grundlæggende elementer i ZBB, som du kan bruge til at styre omkostningerne.

Man skal bare huske, at man ikke kan bruge alle elementerne på samme måde til alle områder.

Afslutning

Zero-based budgeting er hypet for tiden, og der er mange meninger og forviklinger om metoden. Denne artikel har forsøgt at give indsigt i, hvad ZBB er, og hvilke mulighed det giver virksomheder, der gerne vil prøve kræfter med metoden.

ZBB er meget mere end bare at bygge et budget fra nul. Metoden finder de uproduktive udgifter, og de besparelser kan du føre direkte til bundlinjen eller områder, der giver vækst i virksomheden.

Er det noget, du har lyst til at prøve?