Dr. Christian FuchsDer er meget på spil, når du skal købe ny software til økonomifunktionen til at styre budget, rapportering, forecasting og konsolidering. Dårlige beslutninger kan have alvorlige konsekvenser, spilde din tid og koste mange penge.
Analytiker fra det tyske analyseinstitut BARC, Christian Fuchs, beskriver her de tre hyppigste fejl, når virksomheder vælger nye løsninger til økonomistyring. Han giver også råd til, hvordan du undgår dem.
Adskillelige virksomheder bruger regneark som det primære værktøj til rapportering og planning. Mest fordi det er praktisk, da de allerede har det på computeren, og det derfor ikke koster noget. Til sidst bliver regnearkene for tunge og besværlige at arbejde med, og så begynder mange at se sig om efter en ny løsning. Det er dog lettere sagt end gjort at vælge den rigtige.
Jeg har de sidste syv år som analytiker hos BARC hjulpet mange virksomheder med at vælge Business Intelligence- og CPM (corporate performance management)-løsninger. I den tid har jeg set de samme fejltagelser blive begået igen og igen. Det er ikke småfejl, men alvorlige valg, som bestemmer om et projekt bliver en succes eller ej.
For at hjælpe dig med at håndtere disse faldgruber har jeg opsummeret det, som jeg anser for at være de tre mest almindelige fejl ved køb af software til økonomifunktionen – samt et par brugbare tips til at undgå fejlene.
Fejl #1: Man laver en rodet analyse af jeres behov og krav
En solid undersøgelse af jeres behov og krav er fundamentet for at kunne vælge en ny løsning. Ikke desto mindre forsømmer rigtig mange virksomheder den del af processen. De gentagende fejl er bl.a.:
- IT-afdelingen søger efter et ”passende” værktøj til finansafdelingerne uden at involvere dem i den faktiske behovsanalyse
- Man spørger ikke alle relevante afdelinger om deres behov og krav, men konsulterer kun få stedet i virksomheden
- Man tænker for kortsigtet: En løsning bliver simpelthen valgt, fordi den henvender sig til de største ”pain points” lige nu, og man overvejer ikke fremtidige behov
Hvis du pludselig befinder dig i en af de situationer, bør dine alarmklokker ringe! Du risikerer, at du er ved at lave en begrænset analyse af jeres behov og krav.
Mit tip:
Lav en grundig analyse af det tekniske og organisatoriske behov. Og det skal du gøre i alle de afdelingerne, som du forventer skal arbejde med den nye løsning. Det bør også hjælpe til at forhindre eventuelle problemer eller modvillighed, når den nye løsning tages i brug senere.
Lav den tekniske- og organisatoriske analyse ved at:
- Lave en funktionalitetsanalyse af de nødvendige og de ønskede funktioner. Husk at tage udgangspunkt i behovene fra de forskellige brugere
- Udarbejde en teknisk behovsanalyse, der undersøger datasikkerhed, de nødvendige og opnåelige præstationer, platforme og operativsystemer såvel som databaseteknologi
- Baser de organisatoriske kriterier for at vælge en ny løsning ud fra, hvordan de skal supportere de forskellige brugertyper (avancerede-, ad hoc- eller slutbruger)
Når du laver de analyser, så får du et komplet katalog af kriterier, som du kan evaluere forskellige CPM-løsninger ud fra. Siden det ikke er alle kriterier, der er lige vigtige, så skal I se på hvert enkelt behov. Vurdér først de forskellige løsninger ud fra de vigtigste kriterier og derefter de mindre relevante.
Hvis du følger disse guidelines får du en grundig analyse af jeres behov og krav, og det giver dig et solidt udgangspunkt til at vælge den løsning, der passer bedst til din virksomhed.
Fejl #2: Man vælger en leverandør, ikke en løsning
Mange virksomheder begår den fejl kun at fokusere på store og velkendte leverandører. Hvis du ikke undersøger de mindre og specialiserede leverandører, risikerer du at overse gode leverandører og løsninger, der ofte har en bedre forståelse for de behov, man har i et bestemt land, industri eller størrelse virksomhed.
Det er helt forståeligt, at virksomheder er forbeholdne overfor mindre leverandører. F.eks. kan beslutningstagere være bange for, at mindre virksomheder har større risiko for opkøb eller konkurs – hvilket vil være dårligt for deres investering i en nye løsning.
Ikke desto mindre burde en leverandørs størrelse ikke være et tungtvejende kriterie i udvælgelsesprocessen. Husk på, at det ikke er garanteret, at en løsning fortsat vil blive videreudviklet og supporteret, bare fordi leverandøren er stor. Dertil matcher størrelsen på leverandøren og kvaliteten af produktet ikke altid.
Mit tip:
Når du skal vælge nye løsninger, bør du overveje følgende: Større er ikke nødvendigvis bedre. De angiveligt store leverandører er ikke nødvendigvis overlegene sammenlignet med deres mindre rivaler. Alene en leverandørs størrelse eller ”kendthed” er ikke et validt kriterie til at udvælge en ny løsning.
Du bør ikke undervurdere on-site support service, hvordan leverandører behandler deres kunder, i hvilket sprog supporten ydes og regional/industrispecifik viden. Vores erfaring og undersøgelser viser, at mindre leverandører ofte udkonkurrerer de store globale leverandører på de punkter.
Fejl #3 Man lader være med at lave proof of concept
Når du er kommet så langt, at du har shortlistet få leverandører, så kan det være fristende at springe en detaljeret evaluering af løsningerne over for at spare tid eller penge. Det kan dog være risikabelt.
Løsningerne bør være undersøgt ud fra alle relevante krav (og priser) og sat på prøve som del af en detaljeret evaluering. Det hjælper med at skabe en sikkerhed omkring investeringen og minimerer risikoen for at træffe dårlige beslutninger.
Målet med detaljeret evaluering er at få et præcist billede af de muligheder, som de forskellige løsninger tilbyder. Få lavet testinstallationer, strukturerede præsentationer af løsninger og prototyper (proof of concept), så du har et så realistisk billede af, hvad løsningerne formår.
Evalueringerne bør ideelt være baseret på jeres realistiske behov, krav og data.
Mit tip:
Ved køb af ny software er det også en god idé at rådføre sig med en ekstern konsulent. Læs også mange kundehistorier for at få feedback. Det er enormt værdifuldt at få feedback fra daglige brugere, så du får kastet lys på potentielle problemer og udfordringer.
Konklusion
Det er ikke raketvidenskab at finde en passende løsning til økonomistyring. Hvis du følger de her tips, har du større chance for at få en præcis og succesfuld udvælgelsesproces.
Risikoen for at træffe dårlige beslutninger, eller projektet helt fejler, bliver væsentlig mindre, når du kender faldgrupperne og er opmærksom på advarselserne. Skulle noget gå galt, kan du aktivt styre projektet tilbage på sporet.
Når du er udrustet med de her tips, er der ikke noget, der står i vejen for at vælge den softwareløsning, der er ideel for jer.
Held og lykke med din egen fejlfrie udvælgelse og software-køb.
Prophix
