ProphixPerformance Management software kan drastisk ændre dit finansteams produktivitet, sammenhængskraft og indsigt i økonomien, men hvordan ved du, om det vil passe ind i din organisation?
I denne artikel skal vi definere Performance Management og undersøge tre grunde til at din virksomhed vil få fordele af softwaren.
Definition af Performance Management
Performance Management kaldes også nogle gange Corporate Performance Management (CPM). Før vi dykker ned i definitionerne, er det vigtigt at kende forskel på de forskellige værktøjer.
Bredt forklaret sikrer Performance Management processen, at din virksomheds ressourcer bliver anvendt til at nå organisationens mål og objektiver.
En hurtig søgning på google afslører at ”Performance Management” også kan referere til medarbejder-udvikling. Det er derfor vigtigt at skelne mellem de ”menneskelige” (med rod i HR) og de ”corporate” (finans og CFO’erne) aspekter af begrebet.
I denne artikel vil vi referere til Performance Management som et sæt af ”analytiske processer som muliggør håndteringen af virksomheders performance til at nå en eller flere fastsatte mål.”
Vi vil også fokusere på den corporate side af Performance Management som er relateret til business intelligence – også kaldet BI.
Der er mange tilgængelige værktøjer designet til dette formål – f.eks. CPM, Business Intelligence, Enterprise Performance Management og meget mere.
Hvad er Corporate Performance Management?
Gartner, en af de førende B2B analysefirmaer, definerer Corporate Performance Management (CPM) som:
”CPM er en paraply-term, der beskriver metodikker, metrikker, processer og systemer til at monitorere og håndtere en organisations business performance.
Løsninger som understøtter CPM oversætter strategisk information til operationelle planer og udsender et samlet resultat. De løsninger er også integreret i mange elementer af planning og controlling-cyklussen.
CPM må understøttes af en række analytiske løsninger, der giver den funktionalitet til at understøtte de processer, metodikker og metrikker.”
Vi kan gøre denne definition skarpere ved at beskrive de mest anvendte funktioner i Corporate Performance Management software:
- CPM bruges til at håndtere forretningen
- CPM er kontrolleret af økonomiafdelingen
- CPM automatiserer processer, der ofte gentages
- CPM er en samarbejdede løsning, der involverer flere folk
- CPM samler og analyserer fortiden og kan forecaste fremtiden
- CPM er analytisk – ikke transaktionel
Fordele ved Performance Management
Nu, hvor vi har defineret begreberne, vil vi beskrive de forskellige fordele ved løsningen, som er:
- Forbedret workflow
- Simplificerede beregninger
- Sammenhængende dataanalyse
Forbedret workflow
I de fleste virksomheder er mange mennesker involveret i performance management fra CxO’er til controlleren og andet administrativt personale. Selvom alle ikke er lige aktive i processen, er der stadig mange, der skal kunne redigere og se rapporterne.
Det gør workflow til en af de mest centrale funktioner i denne type software.
Eksempler på workflow:
- Marketingplaner skal indføres og godkendes, før brugerne kan begynde at beregne salgforcast.
- Daglige operationelle data overføres dagligt fra ERP-systemet hver nat og rapporter baseret den data distribueres automatisk via email.
- I den månedlige finansielle konsolidering bliver afdelingsledere automatisk bedt om at godkende rettelser, der tilføjes i den finansielle data.
CPM-software kan også automatisere finansielle processer, der er indirekte koblet til workflow inklusiv:
- Automatiske notifikationer til brugere, der minder dem om deadlines
- Skemalægge processer, der løber på et bestemt tidspunkt (f.eks. om natten) eller efter afslutningen på et bestemt event (som f.eks. opdaterede timepriser)
- Anmode brugere om at godkende data som indtastet eller importeret
- Distribuere rapporter via email eller Microsoft Sharepoint
- Give brugere adgang til pre-definerede templates, de kan udfylde
- Udføre beregninger som allokationer og valutaomregning
- Importere data fra eksterne kilder
Simplificerede beregninger
Performance management software er beregnet til at kigge fremad, og det betyder, at der kræves flere beregninger end i Business Intelligence programmer (BI), som kan være begrænset i sit data-view.
CPM-software kombinerer beregninger i regneark-stil med en OLAP-database (Online Analytical Processing) til en simplere data-indsamling.
Hvis du allerede er fortrolig med Excel, kan du bruge CPM-software til at tilføje ratioer og andre statiske metrikker til en rapport ved at bruge beregninger, som ligner dem, du finder i regneark.
Faktisk kan CPM-software dele data med Excel, så alle mulige kalkulationer i regneark kan inkorporeres i en forretningsmodel.
Performance Management værktøjer kan også køre større beregninger inde i en model inkl.:
- Beregne ”first pass” af en plan ved at kopiere historiske dataudlæg og øge det med en inflationsfaktor
- Allokere beregninger til aktiviteter, produkter og/eller kunder for at lave en profitabilitets-analyse
- Udføre scenario analysis ved let at justere data i adskillelige scenarier
- Modellere vækst- og inflations-beregninger
- Udfase årlige data på tværs af måneder
- Låse faktiske data til historiske perioder og re-allokere udgifter til resterende måneder
- Beregne top-down budgetter baseret på tidligere års faktiske data og allokere justerede numre til individuelle afdelinger
Modsat andre Performance Managementprogrammer behøver Corporate Performance Management software ikke at blive skræddersyet, og du behøver ikke kende særlig meget til kodning. Brugerfladen er designet til at være brugervenlig og håndtere økonomifolks behov.
Sammenhængende dataanalyse
En af de primære fordele ved CPM-løsninger er, at de giver detaljerede analyser. Med forbedrede indsigter kan du lettere vise værdien af finansielle data for din afdeling, ledelsen osv.
Mange CPM-leverandører tilbyder også dashboards som kan hjælpe dig med at fremvise din data på en visuel måde, hvilket giver et overblik godt over virksomhedens performance.
Ifølge analysehuset BARC er det kun hver tredje virksomhed, der bruger data til at identificere nye forretningsmuligheder, lave forecasts og som grundlag for beslutninger.
Sammenhængende data-analyser vil derfor give din virksomhed en konkurrencefordel, hvor du kan bruge data til at træffe informerede, strategiske beslutninger.
Dybdegående data-analyser tillader dig at:
- Bore ned i data baseret på den data, du ser
- Bytte rundt på rækker og kolonner
- Tilgå en ”Recall”-knap, så du kan vende tilbage til tidligere set data
- Vælge konti, tidsperiode og organisatoriske afdelinger, du vil se
- Gemme data-views til senere analyse
- Integreret adgang til struktureret analytiske værktøjer
- Datavisualisering ved hjælp af tabeller og grafer
Konklusion
Hvis du allerede nu kæmper med at håndtere workflow, køre store kalkulationer og få indsigt i din dataanalyse kan din virksomhed få fordele af et Performance Management værktøj.
I denne artikel har vi afdækket tre grunde til, hvorfor du bør vælge Corporate Performance Management software til dine Performance Management behov og til at:
- Forbedret forståelse for forretningen og virksomheden
- Automatisere repetitive processer og bygge sammenhængende workflows
- Bygge dashboards som giver samlet og brugervenlige overblik af virksomhedens performance
Dr. Christian Fuchs
