ProphixKender du det? Du sidder klar til at beregne salgsforecast, men data er ikke blevet sendt ind. Du bruger i stedet tid på at ringe, sende mails eller måske endda gå ned til afdelingen og rykke for data.
Når tallene endelig kommer, og I går i gang, er der måske en, der sig ”Hov, kan jeg ikke liiiiige ændre et tal…?”
Deadline udskydes igen, og du sidder atter tilbage og venter.
Fra vores kunder hører vi, at det største problem i budgetprocessen er, at de ikke får databidrag til tiden. Hver måned står økonomiafdelingen stille som bilkøen i morgentrafikken.
Hvordan løser man dette problem? Hvordan får man sine kolleger til at overholde deadline?
I denne artikel giver vi fem råd til, hvad virksomheden kan gøre for at få data leveret til tiden med salgsafdelingen som eksempel.
1: Gør det til en prioritet fra topledelsen
Det kan godt være, at salgschefen kan se det rimelige i, at sælgerne leverer data rettidigt og ikke sløver økonomiafdelingens arbejde.
Men en ting er, at man i et ledelsesmøde siger: ”Ja, det er vigtigt, at vi leverer data til tiden. Det vil jeg gøre alt for,” noget andet er at føre gode hensigter ud i livet.
De gode intentioner drukner desværre ofte i modstand fra sælgernes agenda. De skal ud og pleje kunder og sælge. Det er det, de er ansat til, er gode til og bliver målt på. Det ligger ikke lige for at prioritere en opgave, der tager tid væk fra deres egentlige job. Opgaven synes de måske ligefrem møgkedelig.
En måde at håndtere modstanden er at tage det op i topledelsen. Den administrerende direktør, CFO’en og salgsdirektøren skal sætte det som en prioritet for organisationen at levere data rettidigt. Sagt på en anden måde: Det er stokken, der skal i brug.
Når topledelsen sætter en prioritet, får sælgerne grønt lys til at bruge deres tid på ikke direkte salgsfremmende aktiviteter.
2: Gør det bonusafhængigt
Det er vigtigt at have topledelsen med, og stokken er et godt redskab til at skabe en specifik handling. Men skal I tænde den oprigtige motivation, bør I også give en gulerod.
I dette tilfælde er guleroden en bonus.
Bonus plejer at være en utrolig motiverende faktor og er allerede et etableret koncept i salgsafdelingen. I stedet for kun at relatere sig til salg, kan I udvide til at gøre indlevering af data til tiden bonusafhængigt.
Man kan sætte bonus-systemer forskelligt op fra virksomhed til virksomhed. En model kunne være, at hvis en sælger ikke aflevere sine forecasts til tiden X antal gange, så har det Y vægtning i den samlede bonus.
3: Gør det så nemt som muligt at indsende data
De to første forslag fokuserer på salgsafdelingen, og hvordan I får aktiveret dem.
Økonomiafdelingen skal også bidrage til at sikre, at salgsafdelingen har forudsætninger til at møde de nye krav.
Hvordan gør man det?
For det første skal selve indtastningen og indleveringen af data være nem. Det skal være så let som at betjene kaffeautomaten i tekøkkenet at indsende data.
Det er ikke ligetil at logge ind i et fancy og uvant regnskabsprogram, som har en besværlig login-proces, hvor man aldrig kan huske koden og derfor skal lave en ny hver gang.
Prøv at tænke i brugervenlighed overfor dine kolleger, som ikke arbejder med tal og økonomisystemer til daglig.
Det bedste ville være, hvis sælgerne bare fik udleveret et regneark, hvor de skal indtaste tre tal og sende tilbage. Eller måske et link til en skabelon (i et regneark eller en CPM-løsning), som er nemt at bruge, hvor knapperne er simple og selvforklarende.
Når det er sagt, skal I naturligvis være varsomme med at gøre det for enkelt. Brugervenligheden og simpliciteten er en balancegang. For bliver det for simpelt, kan de leverede data måske ikke benyttes til særlig meget, da der mangler detaljer og kvalificering af nødvendige datainput. Derved kan økonomifunktionen ikke bruge dataene alligevel.
Dertil skal data leveres sammen med overvejelser. Der bliver nødt til at være nogle tanker om, hvilke fem-ti-tyve kunder, der måske udgør 80% af omsætningen, der skal være nogle overvejelser fra hver sælger om, hvorfor han vil sælge 5% mere eller mindre næste år osv.
4: Sæt automatiske påmindelser op
De fleste har en travl hverdag, og det kan jo ske, at man glemmer en opgave (nok især en, der ligger uden for ens kompetenceområde og interesse).
Et fjerde tiltag for at supportere salgsafdelingen er at sende påmindelser og deadlines via email.
Med påmindelserne kan sælgerne bedre planlægge deres tid, og I skal ikke længere høre på undskyldninger som:
”Jeg glemte det”
”Jeg vidste ikke, hvornår der var deadline”
”Jeg var på ferie”
Det er bedst, hvis I kan sætte påmindelserne automatisk op. I Prophix kan du sætte det op i et automatisk workflow. Det sparer økonomifunktionen tid, for så skal påmindelserne kun sættes op en gang.
I kan overveje, om I også skal bruge stokken her. Hvis en sælger ikke har indleveret data til tiden, kan I sende en ny påmindelses-mail og sætte salgschefen, ja måske endda salgsdirektøren Cc. Det lægger et større pres for at huske at indlevere data.
Se hvordan din budgetproces bliver mere effektiv med workflow
5: Hav nogle hurtige og effektive processer
Den sidste forslag til at skabe de bedste forudsætninger for at modtage data til tiden er at have nogle hurtige og effektive processer. Det skal ikke tage for lang tid at lave salgsbudgettet eller salgsforecast med mængde og omsætning.
I skal designe jeres processer, så I sikrer jer, at de bliver hurtigt eksekveret.
Kort tid er en forudsætning for at sikre at der ikke sker ønsker om ændringer grundet nye forudsætninger.
En budgetproces bør ikke tage meget mere end 2-3 uger, og en rullende månedlig forecastproces bør kunne gennemføres på 5-8 arbejdsdage, hvor selve salgs dataindsamling skal kunne foretages på 1-2 dage. Hvis ikke man kan eksekvere en budgetproces eller forecastproces hurtigt, opstår forsinkelser og manglende levering af data meget hurtigt.
Afslutning
Det er ikke en nem opgave at ændre interne arbejdsgange – og slet ikke, når det er på tværs af afdelinger.
Chancerne for succes er større, når I tilgår problemet fra forskellige vinkler, som de fem råd også anbefaler: prioritet fra ledelsen, konkrete motivationsfaktorer, brugervenlighed og support og hurtige processer.
Det betyder, at sælgerne ikke oplever at få trukket en arbejdsopgave ned over hovedet, men bliver imødekommet med økonomiske incitamenter og support.
Vi håber, du kan bruge rådene.
