ProphixÅrsafslutningen er essentiel i alle virksomheder. Når regnskabsåret går på hæld, opgør man alle konti og deres status.
Det er ikke så let, som det lyder.
At lukket året er en lang proces, og for mange økonomifolk betyder det lange arbejdsdage – måske også i weekenden – hvor man indhenter, behandler og validerer data og laver rapporter.
Det er hårdt arbejde, især fordi flere udfordringer trækker processen i langdrag. Det er de forhindringer, denne artikel sætter fokus på.
Læs her listen over de fem sløveste udfordringer i årsafslutningen og seks konkrete råd til at overkomme dem.
Udfordring 1: Mangel på træning
Det kræver i dag mere end en kugleramme at lægge årsbudget og lave årsafslutningen.
ERP-systemer, Excel, BI og Performance Management som Prophix er blot nogle af de systemer, økonomifolk skal håndtere.
Hvis du ikke er lige hjemmevant i alle systemerne, hober de mange små tidstab sig op.
Det trækker tiden ud, hver gang du eller din kollega sidder og fumler med at logge ind, fordi hvert system kræver et unikt password. Når hvert system er designet forskelligt, sidder du måske og leder efter den rigtige knap, eller skal slå op i manualen og bladrer igennem en 1200-siders guide for at finde den rigtige proces.
Tip:
Du løser dette med træning og undervisning. Jo mere træning medarbejderne får i systemerne, des hurtigere går det.
Mange er gode til at træne nye medarbejdere, men husk at alle kan have godt af et årlig eller kvartalvis kursus, der holder alle systemerne samt tips og genveje ved lige.
Træningen sikrer, at alle involverede i årsnedlukket klarer sine opgaver på kortere tid.
Udfordring 2: Passiv opbakning fra ledelsen
En stor risiko ved årsafslutning er, at økonomiafdelingen går i stå. Man risikerer, at alle medarbejdere kun arbejder på at lukke året, så andre vigtige drift- og ad hoc-opgaver skubbes til side.
En anden forhindring er, at medarbejdere uden for økonomiafdelingen sjusker med at indsende data til tiden. Økonomi skal så bruge tid på at sende rykker-emails og følge op.
Dette punkt handler kultur, og det kan kun ændres med ledelsens hjælp. For hvis ledelelsen synes, ovenstående scenarier er acceptable, bliver det aldrig anderledes.
Tip:
Det er afgørende, at ledelsen støtter op om en hurtig årsafslutning. Ledelsen er virksomhedens kompasnål, der peger på de vigtigste fokusområder.
Herved forstår alle medarbejdere, især dem uden for økonomiafdelingen, hvorfor det er vigtigt at lukke året tjept. Hvis den blot anses som en lemfældig proces, forbliver den nederst på prioriteringslisten.
Økonomichefens opgaver er at forklare resten af ledelsesgruppen betydningen af effektive processer og kommunikere budskabet ud til resten af virksomheden.
Udfordring 3: For mange inkompatible it-systemer
Der er som sådan ikke noget i vejen med mange it-systemer. De er ofte designet til at arbejde sammen, men problemet opstår, når de ikke er integreret med hinanden.
Det tager værdifuld tid at hente data fra forskellige systemer og ensrette dem til et tredje format. Især hvis dette ikke kan automatiseres. Det er en tung, manuel opgave, der tager tid fra det væsenligste: at lukke året. Manuel databehandling giver også højere risiko for (taste)fejl.
Har du tilmed glemt et af de 134 unikke kodeord til de respektive systemer?
Derved går den vilde gang med at nulstille kode, klikke på det midlertidigt login sendt til din mail og finde på et nyt kodeord.
Og gentage det i næste uge, hvor hukommelsen atter svigter.
Tip:
Brug helst få brugbare systemer, der let integrerer med hinanden. Har din virksomhed en Microsoft-strategi, så hold dig til den. Herved sikrer du gnidningsfrit samarbejde på tværs og skaber transperans på tværs af virksomheden.
Her er det igen vigtigt at have ledelsen med, så de sammen med it-afdelingen strømliner den tekniske infrastruktur.
Når alle afdelinger bruger de samme løsninger, skaber det transparens på tværs af virksomheden.
Det bliver lettere at lave rapporter, og der kommer færre fejl i datagrundlager. Kort sagt er det et farvel til dårlig datakvalitet og utilstrækkelig information og goddag til mere strategi og udvikling.
Udfordring 4: Mangelfuld kommunikation
God kommunikation sikrer data til tiden, bedre datakvalitet og en sjovere julefrokost(!)
Tydelig og åben kommunikation til dine kolleger i økonomiafdelingen sikrer et bedre samarbejde. Det er ligeså vigtigt at kommunikere med de involverede personer fra andre afdelinger i virksomheden, så de kender relevante deadlines, hvad de skal indsende og til hvordan. I slipper for at skrive rykker-emails og for sure miner.
Hvad har dette med julefrokost at gøre?
Et godt samarbejde på tværs af virksomheden giver et bedre forhold til dine kolleger – og gode kolleger har sjovere fester.
Tip:
Redskaberne er emails, meddelelser på intranettet og måske orienteringsmøder.
Start allerede før årsnedlukket nærmer sig med at fortælle alle involverede parter, hvornår økonomiafdelingen begynder processen. Meld deadlines klart ud og send gerne links til systemer eller skabelonerne med i mailen.
Fortsæt med at kommunikere deadlines under processen – også gerne nogle dage før deadline.
Udfordring 5: Dårlig dialog med revisorer
Der er mange fordele ved at holde hyppige møder med sin revisor. Han kan ikke kun kontrollere og revidere virksomhedens regnskab, men kan også give råd og vejledning samt opfange de røde flag, før de bliver et problem.
En revisor har en stor mængde viden, fra de andre virksomheder han arbejder med. Mon ikke der også et en godt råd til jer?
Dertil kommer han med friske øjne på din virksomhed, hvilket kan give nye perspektiver og ideer.
Tip:
Vi har alle travlt i hverdagen, men prioriter at booke jævnlige møder med din revisor.
Møderne behøver ikke være lange, og I kan måske tage dem over telefonen. Hvor ofte I skal mødes, er op til jer, så find en kadence, der passer til jeres arbejdsgang.
Den hyppige og gode dialog vil i sidste ende fjerne bespænd fra flere af jeres finansielle processer, ikke mindst det lange årsnedluk.
Fordele når årsafslutningen er hurtig
Der er flere goder ved lukke bøgerne hurtigt.
Når I opgør alle konti og deres status, får I styr på omkostninger og udgifter. I finder dårlige betalere, får status på lageret (hvis I har sådan et) og afstemmer alle poster.
Den effektive årsafslutning giver økonomiafdelingen mere tid til opgaver, der udvikler forretningen. Til at se, hvor omsætningen egentlig kommer fra, og om der er steder, I kan optimere.
Når økonomiafdelingen har sat en skarp proces op, bliver finansiel information tilgængelig tidligere. Det giver beslutningstagere mulighed for at tage informerede beslutninger og planlægge fremtiden bedre.
Årsafslutningen er en stor proces, men udført korrekt og effektivt styrker den virksomheden.
Få skarpe råd til at lukke året hurtigere
Vil du vide mere?
Læs vores guide: „Achieve A Faster Year-End Close Now“ og få flere råd til at bruge mindre tid på årsafslutningen. Hent den her.
Denne artikel blev først udgivet 23. november 2015.
