budgetproces budgettering

5 måder at forbedre din budgetproces

Økonomifunktionen ved, hvor vigtigt samarbejde er for en god budgetproces. De bedste budgetter er lavet ved at samle al data rettidigt og præcist på tværs af afdelinger, filialer og kontorer rundt om i landet eller verden.

Men når det kommer til at forberede budgetter eller forecasts, bliver økonomifunktionens ønske om indsigt og data fra andre dele af virksomheden ofte mødt med tøven, forsinkelser eller stilhed.

Her er en gennemgang af de fem årsager, der spænder ben for samarbejdet i planlægningsprocessen – og fem løsninger.

Årsag #1: En videnskløft

For hver dag vokser mængden af data, og det bliver derfor sværere for økonomifunktionen at samle, gennemgå og forstå virksomhedens datagrundlag. Eksempelvis udleder lanceringen af et nyt produkt, medarbejder, afdeling, lov eller proces sin egen ophobning af finansiel og ikke-finansiel data.

Denne tsunami af data gør det sværere for samtlige medarbejdere fra alle hjørner af organisationen at vide, hvilken information, der skal tilbydes gennem budgettering-, forecasting- og planlægningsprocesser.

Løsningen:
Siden finansiel data er hjertet i enhver succesfuld organisation, bør ledelsen dedikere ressourcer til at hjælpe økonomifunktionen med at tøjle den voksende mængde data. Det betyder, at man skal være sikker på, at der er værktøjer og træning til rådighed, som let lader økonomifunktionen samle data og udvikle handlingsorienterede forslag.


Årsag #2: En proceskløft

I ambitiøse virksomheder i vækst stiller afdelingsledere spørgsmål som

– Hvornår skal dataene deles?

– Og hvordan?

– Og hvordan holder vi dataene fortrolige?

Det er helt naturligt, at alle involverede parter, gerne vil vide, hvordan de skal dele finansiel og ikke finansiel viden, for hvis denne proces er uklar eller uhåndterlig, sløver det samarbejdet.

Løsningen:
CFO’s og økonomichefer bliver nødt til at se udenfor deres virksomhed og spare med kolleger fra lignende industrien for at finde måder, de kan forbedre arbejdsmetoder og dataautomation.

Ved at introducere og mestre sådanne initiativer skaber økonomifunktionen tillid til kommende samarbejde og budgetprocesser. bedre budget samarbejde


Årsag #3: En kulturkløft

Lad os indse det: at stå til ansvar for et sæt tal er altid lidt skræmmende – uanset hvor mange anstrengelser og tid man bruger på at genere dem. Hvad nu, hvis tallene er ufuldstændige eller unøjagtige?

Realiteten er, at verden ændrer sig så hurtigt, at det er uundgåeligt, at nogle af tallene kun er relevante og opdaterede i en kort periode. Derfor kan afdelingsledere være tilbageholdende med at indsende eller generere tal, hvis virksomheden ikke har en generel accept af, at ændringer og skiftende vinde påvirker tallenes validitet.

Løsningen:
Du kan tilpasse kulturen i virksomheden, så den opmuntrer afdelingerne til at levere data. Det kan du gøre ved at stille konstruktive spørgsmål som:

”Forstår vi, hvorfor nogle af vores KPI’er har kraftige udsving?”

”I hvilken grad anerkender eller straffer vi variationen i tallene, vi får fra afdelingsledere?”

”Giver vi økonomifunktionen de redskaber, der kan hjælpe dem til at forstå tallene bedre?”


Årsag #4: En værdikløft

Forstår dine afdelingsledere til fulde forholdet mellem tallene, de leverer til økonomifunktionen, og hvordan tallene transformeres om til handlingsanvisende anbefalinger? Når den løbende proces er uklar, er motivationen mindre for at indsende data og være ansvarlig for det indsendte efterfølgende.

Løsningen:
Økonomifunktionen bliver nødt til at dedikere tid til at sætte sig ned med afdelingsledere og forklare, hvordan deres tal påvirker virksomhedens overordnede finansielle og strategiske tilstand. På samme tid skal seniorledelsen understøtte samtalerne, så alle afdelinger ser vigtigheden i at forbedre samarbejdet.


Årsag #5: En politisk kløft

Med budgettet, forecasting og planning kan virksomheden vælge, hvilke afdelinger og initiativer, der skal have ekstra ressourcer eller standses. Nogle medarbejdere kan blive skuffede, når deres område får færre midler, og det kan få dem til at stille spørgsmålstegn ved beslutningsprocessen og den data, som beslutningerne er træffet ud fra. Især dem, som tror at beslutningerne er taget ud fra personlige hensyn og ikke ud fra forretningsperspektiver, vil i mindre grad samarbejde under budgetprocessen.

Løsningen:
Alle planlægningsprocesser kan forbedres. Du kan dog reducere beslutninger, som kan blive set som politisk subjektive, ved aktivt at involvere medarbejdere i planlægningsprocessen. Ved at kaste lys over, hvordan afdelingernes tal påvirker projekterne (og virksomhedens overordnede planer) øger du viljen til samarbejde.

Når virksomhedens bygger et stærk fundament for samarbejdet igennem hele budgetprocessen, kan du opnå bedre budgetter, bedre planlægning – og i bedste fald – bedre resultater.

 

Paul Barber

Paul er CEO i Prophix, som han var med til at grundlægge i 1987. Paul har arbejdet i softwareindustrien i over 30 år.

TILMELD DIG NYHEDSBREVET

Tilmeld dig nyhedsbrevet og få spændende artikler og nyttige råd direkte i indbakken.
  • Du kan altid afmelde dig, og vi passer på dine oplysninger. Læs vores fulde privacy policy her.

Arkiv