regneark

De 7 dødssynder for budgettering med regneark

Mange virksomheder er stadig for afhængige af regneark til at klare de primære  finansielle processer som budgettering, planlægning, forecasting og rapportering. Det passer ikke til det stigende behov for effektivitet, skalerbarhed og ressourceoptimering.

Jeg har derfor skrevet en liste over de 7 dødsynder, når man bruger regneark til at budgettere og rapportere.

1. Unødvendigt ressourcekrævende og administrativt

Regneark kræver en stor manuel indsats for at kunne distribuere, sammenligne og konsolidere information. Der er mangel på automatiserede processer som eksempelvis autosignatur, godkendelsesprocedure og produktion af rapporter. Regneark er ofte ikke indstillet til at integrere med andre forretningssystemer, som økonomiafdelingen bruger (f.eks. HR, CRM og ERP). Det medfører spild af tid og ressourcer, når information skal opdateres i flere systemer.

2. Besværligere budgetproces

Fokus kommer til at ligge på administration i stedet for på, hvordan virksomheden optimerer sin budgetteringsproces. Det er besværligt at lave en speciel template til forskellige afdelinger og ligeså at samle data fra flere funktioner. Kommentarer og budgetnoter bliver let overset.

3. Ineffektivt samarbejde på tværs af organisationen

Når dataen ligger i op til hundrede regneark, er det besværligt for de forskellige afdelinger at samarbejde om at allokere ressourcer.

Silomentalitet og silotilgang i virksomheden svækker samarbejdet på tværs under budgetudviklingen. Det er problematisk at afstemme budgettet med virksomhedens overordnede strategi, når overblikket er svært tilgængeligt.

4. Det er ikke en multibrugerløsning og der er ringe ejerskab

Der er ingen guides eller interaktive brugsanvisninger til de store budget-regneark. Regneark er ikke en multibruger-løsning. Det giver udfordringer mht. til adgange, kontrol og sikkerhed.

5. Ingen databasestruktur eller kommentarfunktion 

Der er ingen multidimensionale data. Det vil sige, at regneark ikke har en databasestruktur, men at det kun er en flad template. Der er ikke mulighed for at tilføje noter eller kommentarer (på f.eks. line item niveau), som automatisk føjes ind i finansielle og management rapporter.

6. Mindre sikkerhed og kontrol

Der er problemer med versionsstyring og lokal lagring af filer. Der er ingen historik over de ændringer, brugerne har foretaget. De er større risiko for menneskelige fejl, såsom at ødelægge links eller rode i en formel. Der er kun ringe mulighed for sikkerhedskontrol.

7. Upræcist overblik og manglende kontrol

Der er intet samlet overblik over budgetprocessen, mens den er i gang. Der florerer flere versioner af sandheden om den finansielle performance. Det manglende overblik og minimeret kontrol gør, at ledelsen og interessenter har lavere tiltro til rapporterne.

Uanset hvor vigtig disse funktioner (budgettering, planlægning og rapportering) er, så er processerne ensformige og kræver samarbejde. Det betyder, at enhver svaghed ved din nuværende arbejdsgang bliver gentaget hver eneste cyklus (f.eks. din månedlige rapportering), og enhver spildt ressource ganges op over tid.

De 7 dødssynder viser derfor, hvordan regneark ikke er gearet til at bære de vigtige forretningskritiske processer, som økonomiafdelingen udfører.

Prophix

Prophix leverer innovative budgettering- og rapporteringsløsninger, der automatiserer finansielle og operationelle processer.

Artikler udgivet af Prophix er skrevet i samarbejde med vores konsulenter og blogredaktionen.

TILMELD DIG NYHEDSBREVET

Tilmeld dig nyhedsbrevet og få spændende artikler og nyttige råd direkte i indbakken.
  • Du kan altid afmelde dig, og vi passer på dine oplysninger. Læs vores fulde privacy policy her.

Arkiv