Kan man budgettere i en Beyond Budgeting-verden?

Beyond Budgeting har gået sin sejrsgang i virksomheder verden over.

Mange var trætte af det traditionelle budgets langtrukne processer og synes ikke, budgettet gjorde dem i stand til at evaluere performance godt nok. Derfor gik man Beyond Budgetting. 

Det lyder som et herligt quick fix til økonomiafdelingen, men er det egentlig det? 

Denne artikel fortæller dig, hvad Beyond Budgeting er, og hvad metoden kan, som traditionelle budgetter ikke kan? For skal vi overhovedet ikke budgettere mere? 

Det traditionelle budgettets begrænsninger

Det traditionelle budget er udskældt. Mange har især kritiseret dets evne til at måle virksomhedens (eller afdelinger og individers) præstation.

Det er ofte over et år siden budgettet blev færdiggjort, og så er forudsætninger og markedssituationen forandret. 

Prøv at svare på spørgsmålet her: 

  • Hvis vi har nået budgettet om vækst i omsætning på 10%, er det så tilfredsstillende? 

Hvis markedet som helhed er vokset 50%, er 10% vækst ikke særligt godt.

Modsat hvis vores nærmeste konkurrent kun har en vækst på 2%, er 10% måske et rigtigt godt resultat.

Det er svært at svare på, og pointen er, at budgettet ikke fortæller os meget mere end, hvor gode vi var sidste år til at forudse fremtiden, og hvad vi havde tænkt os at gøre. Det siger ikke meget om den nuværende præstation. 

Dertil oplever man, at faste mål og budgetter på afdelings- og individniveau kan give suboptimering eller uønsket adfærd. Man overbelønner individer, der fik for lave mål og fjerner motivationen for dem, der fik for høje.  

Det er pga. udfordringer som dem her, der gør, at virksomheder går Beyond Budgeting.

Men hvad er Beyond Budgeting? 

Hvad er Beyond Budgeting

Beyond Budgeting er et alternativ til den traditionelle budgettering, der forsøger at løse det traditionelle budgets svagheder og begrænsninger. 

Metoden bruger rullende budgetter på kvartals- og månedsbasis. Rullende forecasts baseret på KPI’er og virksomhedens strategi.

Beyond Budgeting fokuserer på fremtidige resultater i stedet for at forsøge at forklare historisk performance.

Beyond Budgeting Round Table (BBRT) er en organisation, der står bag et internationalt netværk, der fremmer forståelsen og brugen af Beyond Budgeting.

beyond budgeting

Lægger man ikke budgetter mere? 

Når virksomheder er gået Beyond Budgeting og ikke budgetterer mere, er det ikke et udtryk for, at de ikke planlægger.

Det betyder heller ikke, at de ikke ved, hvor virksomheden er på vej hen. 

Når jeg møder disse virksomheder, kommer vi ofte frem til, at de faktisk i endnu højere grad end tidligere planlægger og ”budgetterer.”

Formålet og brugen er bare noget andet. 

Rullende forecasting og Beyond Budgeting

Et vigtigt element i Beyond Budgeting er at gå væk fra den traditionelle årlige budgetproces, og i stedet lave en løbende planlægning og forecasting. Det skaber en mere dynamisk virksomhed med en enklere og forbedret styring og kontrol.

Man får nu ikke kun indsigt i virksomheden på årlig eller kvartalsbasis, men i stedet opdaterer man forecast hver måned, uge eller endda dagligt. Formålet er hele tiden at have fingeren på pulsen og vide, hvor virksomheden er på vej hen.

I forlængelse af rullende forecasts bliver deres nøjagtighed et mål i sig selv. Det er Forecast Accuracy. Her bliver vigtigt for ledelsen at have et præcist billede af fremtiden som muligt. Man belønner herved medarbejdere efter, hvor gode de er til at lægge planer og forstå fremtiden.

Det er helt omvendt i forhold til det traditionelle budget, hvor man måler medarbejdere på deres evne til at ramme et fastsat budget.

Når virksomheden anvender forecasts som løbende informationsgrundlag, er det lige så skidt at ramme langt over sit omsætnings-forecast, som det er at ramme under.

I begge tilfælde betyder det, at ledelsen ikke havde styr på, hvordan forretningen udviklede sig.

Integreret og driver-baseret planlægning

Et vigtigt element i at opnå det løbende overblik er at have en sammenhængende tilgang til Corporate Performance Management (CPM) ved en integreret og driver-baseret planlægning.

Hele virksomheden hænger sammen, og det bør forecastprocessen også gøre. Kun derved kan ledelsen få et kontinuerligt og korrekt indblik i virksomhedens tilstand og retning.

Eksempelvis kan det løbende salgsforecast være input til produktionsplanlægningen, ligesom der er en sammenhæng til indkøb og leverancer af råvarer. Tilsvarende påvirker de løbende planer fra marketing- og salgsforecastet, og produktionsplanen og indkøb påvirker kostpriserne og dermed dækningsbidraget.

Det er lige så vigtigt, at planlægningen giver mening for de involverede personer. Man skal ikke blot udfylde et beløb i en kontoplan, men have en driver-baseret planlægning.

Det handler om at identificere de nøglepunkter, der er afgørende for afdelingens og virksomhedens præstation og planlægge ud fra dem. Herefter beregnes den finansielle effekt automatisk f.eks. ud fra antal personer, mængder, priser, aktiviteter og meget andet.

Det er her vigtigt, at de ansvarlige får lov til at tænke i de baner, der har betydning for dem. Det gør det lettere, hurtigere og mere nøjagtigt, når de skal opdatere forecasts løbende.

Beyond Budgeting kræver det rette værktøj

værktøj planning planlægning

Jeg møder nogle gange frustrerede økonomifolk, som gerne vil gå Beyond Budgeting. De vil dog ikke tage springet, for tanken om at gøre det med deres nuværende værktøjer virker umulig. For det er svært nok at gennemføre et budget en gang om året, hvordan skal vi så gøre det hver måned eller endda hver uge?

Både traditionel budgettering og Beyond Budgeting kræver et godt værktøj. Det kan dog sagtens lade sig gøre at implementere en rullende, moderne integreret økonomistyring uden at smide alle værktøjer overbord.

Man skal bare overveje, hvordan man på bedste vis optimerer processerne, og at man forenkler inputkravet til opdatering af forecasts, automatisk konsolidering, rapportering og driverbaseret integreret planlægning.

Budgettering bliver her lidt endnu

Som vi kan se, har budgettering stadig en stor, hvis ikke større rolle, når man anvender principperne i Beyond Budgeting.

Selvom man ændrer evaluering og opfølgning, betyder det ikke, at man dropper planlægningen.

Derimod øger man involveringen af hele organisationen i den strategiske planlægning. Økonomifunktionen bliver til en central og konstruktiv sparringspartner og en vigtig funktion i strategiudviklingen og ledelsen.

 

Denne artikel blev udgivet første gang den 15. november 2015. 

Læs mere 

3 trælse udfordringer med årsbudgettet

„Vi jonglerede tidligere med op til 300 regneark, og det tog 14 dage at lave og opdatere forecasts“
Læs kundecase fra Trafikstyrelsen

Theis Poulsen

Theis er cand.oecon fra Århus Universitet og har flere års erfaring som finans controller og projektleder med ansvar for at drive rapportering, budget og planlægning. De sidste 8 år har Theis arbejdet med BI og finansløsninger, hvor han hjælper organisationer med at blive mere succesfulde gennem brugen af best practices, procesoptimering og øget indsigt fra moderne værktøjer.

Arkiv