Fordele og ulemper ved zero-based budgeting

Ligesom mange veje fører til Rom, er der mange måder at håndtere virksomhedens budget. En af dem er zero-based bugeting (ZBB).

Metoden er muligvis ikke så udbredt i Danmark, som den er omtalt – særligt de seneste år. Det er specielt historierne om de massive besparelser, ZBB giver, som har vakt genklang. Interessen er næsten steget proportionelt med kritikken af traditionel årsbudgettering, der skældes ud for at være ressourcekrævende, langsom og upræcis.

Trods de utallige artikler på nettet og i finansmagasiner kan det være svært at afgøre, om ZBB virkelig er en mirakelkur. Hvad er den anden side af medaljen?

Det er det, denne artikel ser nærmere på. Her får du en konkret gennemgang af udbyttet og udfordringerne ved ZBB.

Inden vi ser på fordelene og ulemperne, skal vi have begreberne på plads, så først en gennemgang af, hvordan ZBB afviger fra traditionel budgettering.

Forskellen på zero-based budgeting og traditionel budgettering

ZBB afviger fra traditionel budgettering ved at det årlige budget hvert år bliver lagt fra nul. Traditionel budgettering tager udgangspunkt i budgettet fra året før og bruger det som en skabelon til at bygge næste års budget.

ZBB tvinger virksomheden til at se, hvordan hver en kroner bliver brugt, hvert år. Metoden retfærdiggør alle operationelle udgifter, og man overvejer, hvilke områder af virksomheden, der genererer indtægt.

I traditionel budgettering bliver nogle udgifter ikke undersøgt i årevis, før der evt. sker økonomisk nedgang i virksomheden, der tvinger dem til at tage ekstreme handlinger.

Fordele ved zero-based budgeting

Gør op med ”vi-skal-bruge-hele-budgettet-inden-årsafslutning”-manien

En af de mest givende fordele ved ZBB er, at den gør op med den mani, der skyller ind over virksomheder ved hver månedsafslutning.

Det ses nemlig over hele landet, at afdelingerne tømmer kassen inden nytår. Ikke fordi det er strengt nødvendigt – eksempelvis kan man hyre ekstra underholdning til julefrokosten – men fordi de ellers risikere at få mindre næste budgetår, nu hvor de åbenbart ikke havde behov for mere. Mindre budget betyder mindre albuerum og måske i værste fald færre hænder. For virksomheden betyder det, at budgettet helt automatisk stiger år for år.

Med ZBB starter man fra nul hvert budgetår. Man ser slet ikke tilbage på sidste år. ZBB fjerner den ”tøm pengekassen”-mentalitet, fordi der ikke længere garanti for størrelsen af næste års budget. Det giver i de fleste tilfælde besparelser på virksomhedens bundlinje.

Budgetter bliver fleksible

Det traditionelle årsbudget er en stor klods (måske endda i et monster excel-ark), der ikke så bliver flyttet på. Med ZBB bliver budgettet mere fleksibelt. Det gør det bl.a. fordi hver afdeling skal retfærdiggøre hver en udgift. Man bruger derfor ikke penge på unødige udgifter og holder sig til, hvad der giver mening og er mest effektivt.

Budgettet understøtter strategien

Når budgettet revurderes hvert år, skal virksomheden ikke bruge kræfter på unødige udgifter. Det betyder ikke, at der skal skæres ind til benet. Men det betyder, at virksomheden undgår udgifter, der ikke giver værdi eller er ineffektive.

Ulemper ved zero-based budgeting

Kræver mange ressourcer

Den ulempe som kritikere hurtigst bringer på banen er, at ZBB er ressourcetung. De siger også, at ZBB ikke er besværet værd, fordi man i første omgang ikke er sikker på at indhente besparelser. Metoden kræver i den grad mere tid og arbejde end at justere et eksisterende budget fra sidste år.

Glemmer de vigtige, langsigtede strategier

ZBB fokuserer først og fremmest på næste budgetår. Virksomheden kommer til at fokusere på det, som genererer indtægt næste år og belønner kortsigtede strategier på bekostning af de langsigtede.

Langsigtede investeringer såsom research, udvikling eller uddannelse kaster ikke umiddelbart indtægt af sig, men er vigtige for at virksomheden forbliver konkurrencedygtig på den lange bane. Desværre kan de med ZBB blive nedprioriteret.

Minimerer medarbejdernes motivation

Ifølge McKinsey handler ZBB først og fremmest om en kultur i virksomheden, hvor man holder øje med udgifterne. Kritikerne af ZBB mener ligeledes, at metoden påvirker kulturen i virksomheden negativt. Fordi alle udgifter og behov revurderes hvert år, kan medarbejdere føle, at de nemt kan undværes, og det kan gå ud over medarbejdernes motivation.