ProphixQ&A: Detailed planning fixed assets har mange fordele. Du får indsigt i individuelle investeringer, ser detaljerne bag budgettet og mulighed for at koble investeringer til strategien. Alligevel er det de færreste danske virksomheder, der giver sig i kast med det.
Vi har udspurgt en af vores mest erfarne konsulenter, Jesper Høgh Andersen, om detailed planning fixed assets for at komme i dybden med begrebet, fordelene og udbyttet.
Læs hans svar herunder.
Hvad er detailed planning fixed assets?
”Det er muligheden for at opdatere de investeringer, man planlægger at gøre i budgetperioden samt at få beregnet afskrivninger på de enkelte investeringer.
Man kan inddele det på forskellige afskrivning- eller assets-kategorier, så man får
afskrivningerne beregnet rigtigt.
Detailed planning fixed assets giver samtidigt to andre muligheder:
Den ene, at afskrivningerne og investeringerne lander korrekt både i balance og i drift.
Den anden er, at man kan indsamle alle ønskede investeringer.
Derefter kan man kigge på alle investeringerne og se på, om de er højere, end man rent faktisk har midler til at investere i det kommende år. Du kan så efterfølgende gå ind og markere, hvilke investeringer, der rent faktisk skal godkendes og indgå i budgettet.
Med detailed planning fixed assets får du altså en form for prioriteringsmulighed af de investeringer, I budgetterer med.”
Hvilke virksomheder bruger det?
„Det kan alle virksomheder sådan set. Du har jo muligheden for at gå ind og lave din planlægning på immaterielle aktiver, hvis du har lyst til det.
Men man kan sige, de virksomheder, der har store anlæg og store investeringer i fixed assets nok har større fokus på beregningerne.”
Hvor udbredt er metoden?
”Den er nok desværre ikke så udbredt, som den burde være, fordi det er en svær disciplin.
Det bliver typisk bare en investering på en konto, hvor man lægger den totale investeringssum ind. Men når man snakker om periodiseringen og afskrivninger og den slags, så bliver det lidt usammenhængende.
Det bliver ikke bedre af, at der ikke er så mange systemer, som er supergode til at understøtte budgettering med fixed assets. Jeg tror, at en anden årsag til, at mange ikke gør det, er fordi de ikke føler, de har et ordentligt værktøj.”
Hvorfor skal man gå i gang med det?
”Det skal man for det første gøre, fordi det kan være en stor udfordring at have en fælles afskrivningsprofil for alle dine investeringer.
I mange tilfælde bliver investeringer og afskrivninger budgetteret forskelligt, eller det bliver budgetteret med en eller anden standard-afskrivningsprofil.
Men hvis du går ud og laver store investeringer, kan der jo være stor forskel på, om du investerer og afskriver over fem- eller 50 år, hvis det er bygninger og så videre.
For det andet får du en mere detaljeret opfølgning.
Et eksempel er, at mange af dine driftsmæssige afskrivninger lander på én konto, når du rapporterer driftsmæssigt, men balancesiden er splittet op på jeres forskellige assets-kategorier. Det kan du holde øje med ved hjælp af detailed planning.
Og når du skal lave rapportering, får du en mulighed for at kigge på dit budgettal og gå tilbage og se, hvad det rent faktisk er for nogle investeringer, der har ramt den her konto – i stedet for bare at have et tal, som ingen ikke rigtig kender detaljerne bag.
Sagt på en anden måde, får du med detailed planning detaljerne, der ligger bag ved det budget, du har lagt – både for dine balanceposter, men også for dine driftsposter.”
Når nu vi taler om fixed assets, kan de ikke bare passe sig selv?
”Nej, det kan de ikke. Der er store diskussioner om, hvad man skal budgettere.
Der har historisk været stort fokus på driften: hvad tjener vi, hvad bruger vi af penge til omkostninger og den slags.
Men der bliver jo større og større fokus på, at man skal bruge de midler, man har til rådighed på en fornuftig måde. Forstået således, at fokus går fra egentlig bare at være en driftsbudgettering til også at være en balancebudgettering.
Med balancebudgettering kan man undersøge, om vi formidler den værdi, vi har stillet til rådighed, på den bedst mulige måde.
Assets-planlægning er derfor en vigtig øvelse – ikke mindst fordi mange virksomheder investerer massive beløb. Eksempelvis har en produktionsvirksomhed gevaldige summer investeret i deres produktionsanlæg, bygning osv.”
Hvad er fordelene ved detailed planning?
”Der er flere fordele ved detailed planning.
For det første kan du gå ind og lave dine individuelle investeringer nærmest ned til, hvilket som helst niveau, du har. Både hvis du eksempelvis skal bygge en ny fabrik, som koster adskillelige millioner eller købe nyt it-udstyr, som koster nogle tusind kroner – alt afhængig af hvilke grænser du sætter på dine investeringer.
For det andet rykker overvejelser og beslutninger i højere grad ud i virksomheden. Fixed assets bliver ikke bare noget, man sidder i økonomiafdelingen og kigger på. Det bliver noget, de individuelle afdelinger også selv sidder med og undersøger, hvad er det for nogle investeringer de rent faktisk har tænkt sig at lave næste år.
Den tredje fordel er, at du får et meget mere detaljeret grundlag, end du typisk vil have. Dermed får du mulighed for at prioritere, hvilke investeringer du rent faktisk har behov for.
Med detailed planning kan du også køre tanken videre og koble det til virksomhedens strategi. Lad os sige, du laver en række investeringer. Du kan så gå ind og spørge ”Hvad for en del af min strategi skal denne investering være behjælpelig med at opnå?”
Er der nogle ulemper?
„Der er jo den ulempe, at du skal bruge mere tid på det.
Hvis tingene skal være præcise, så er man er nødt til at bruge mere tid på det. Det er klart.
Den største udfordring er, at man er jo nødt til at vide, hvad og hvorfor man vil investere. Man kan ikke bare sige ”Jamen sidste år investerede vi X millioner, så i år skal vi også investere X millioner”. Du er her nødt til at gå ind og forklarer, hvorfor vi skal investere X millioner og afgøre, om det er sådan nogle hovsa-investeringer, der kommer hen over året eller ej.
Så ja, du skal afsætte mere tid til det, men så får du også den større detaljeringsgrad og opfølgningsmulighed, end du typisk ville have.”
Er det tiden værd?
”Det vil jeg lade være op til virksomheden at afgøre. Der er jo mange virksomheder, hvor der er utrolig stort fokus på udnyttelse af deres aktiver og dermed også, hvad det er de investerer i, og her vil detailed planning være en hjælp.
Afhængig af, hvor mange investeringer man har, så vil jeg da sige ja til, at det er tiden værd.”
Når man er gået i gang, er det nogle pitfalls man skal være opmærksom på?
”Den værste pitfall er nok, at investeringerne ikke er koblet til den overordnede strategi. Det gælder jo om at finde ud af, hvorfor vi laver investeringerne. Er det, fordi vi synes det er hyggeligt at have det nyeste udstyr, eller er det fordi investeringerne er koblet til at opnå nogle mål?
Men hvis man har store investeringer, det nok nærmere omvendt. Der er pitfalls ved ikke lave detailed asset planning på det her niveau. Du får ikke de samme detaljer i dit budget, og du får ikke den kobling på, hvorfor en investering skal være der.”
Hvilke værktøjer skal man bruge til det, og skal man bruge eksterne konsulenter?
”Der er mange værktøjer, man kan gøre det i. Jeg kender ikke til noget værktøj, som er designet specifikt til fixed asset planning udover Prophix.
Der er formodentlig andre, som vil hævde, at de ville kunne gøre det i et økonomisystem. Det kan man ganske givet også. Men jeg er ikke bekendt med andre, der er så fleksible, som Prophix er.
Altså bare alene den mulighed, at du kan sætte forskellige afskrivningsprofiler op på forskellige lande alt efter, hvilke afskrivningsprofiler de har, hvis ikke der er en firmastandart.
Hvorvidt man kan installere eller konfigurere det uden brug af konsulenter? Det kan man nok ikke.
Jeg vil tro, der skal bruges i hvert fald en eller anden form for støtte til at komme i gang og få det designet rigtigt – hvis man ikke har erfaring med lignede tidligere.”
Roland Künzel
