11 best practices for budgettering

BEST PRACTICES FOR BUDGETTERING: Budgettet er kernen i virksomhedens økonomifunktion, og den gode og effektive budgetproces sikrer, at virksomheden når sine mål. Det er her, best practice kommer ind i billedet.

Fordelene ved at følge best practice

Best practice er en god rettesnor for, hvordan en virksomhed på den mest optimale måde kan udføre budgettering og planlægning. Der er flere fordele ved at inkorporere dem i sine egne processer:

Ejerskab og ansvarlighed lægges tilbage i processen
Kontrol over informationsprocessen
Automatisering giver færre fejl
Hurtigere og mere pålidelig månedlige afslutninger og konsolideringer
Bedre kommunikation gennem hele virksomheden
Større tilfredshed fra ledelsen, når processerne løber glat
Detaljeret og avanceret analyse i en brugervenlig løsning
Strategien afstemmes i afdelingerne og med virksomheden som helhed

Her er 11 best practices, som ledere i verdens førende virksomheder følger. Hvor mange bruges i din økonomifunktion?

1. Få kompetencer og teknologi til at arbejde sammen

Medarbejdernes kompetencer og teknologien, der er til rådighed, skal støtte op om virksomhedens budgetteringsproces. Det kræver, at hver medarbejder får tildelt opgaver og ansvar. Derefter skal de have de rette redskaber til at udføre deres opgaver tilfredsstillende. Virksomheder, der kan få disse to dele til at spille sammen, får mere tid til at analysere data – og de slipper for at bruge tid på at overvåge og administrere processen.

2. Definer processen

En klar definition af budgetteringsprocessens faser sikrer et godt flow, og man kan se, hvilken arbejdsmetode, der er mest effektiv. En gennemtænkt budgetteringsproces er fundamentet for at lave en effektiv budgetcyklus, og den har typisk defineret følgende emner defineret:

Tidsplan
Objektiver
Ressourcer
KPI’er
Risici og udfordringer

3. Vælg en dedikeret planlægnings- og budgetteringsløsning

Der findes mange løsninger, som let kan udføre opgaver, som er sværere eller nærmest umulige at udføre uden den rette teknologi. Det er bedst at investere i en løsning, som lever op til din virksomheds nuværende og fremtidige behov.

4. Definer det korrekte budgetteringsniveau

Det gælder om at finde den rigtige balance mellem at budgettere for detaljeret og budgettere for generelt. Et meget simpelt eksempel er, om man skal budgettere for papirklips, eller om det er dækkende at sætte denne post ind under ”Generelle kontorartikler”.

Optimalt set kan en succesfuld budgetplan give nok detaljer for fremtidige budgetmæssige antagelser og beslutninger og stadig være fleksibelt nok til kunne tilpasse økonomien, som man vil.

5. Hav klart definerede KPI’er

Key Performance Indicators (KPI’er) bruges til at måle objektiver og derpå vurdere den strategiske performance i virksomheden. Som udgangspunkt bør man begrænse KPI’er til de faktorer, der er afgørende for, at virksomheden når sine mål.

En god KPI har en klar definition, et tydeligt formål og man ved, hvordan den måles. Når KPI’erne er defineret, skal de kommunikeres på tværs af hele organisationen, så alle arbejder ud fra samme benchmarks.

6. Involver afdelinger på tværs af virksomheden

Involver hele organisationen på samtlige niveauer i planlægningen og budgetteringsprocessen. På den måde opstår en større forståelse af processen og for ledelsens eksekvering af strategien. Orienteringsmøder, feedback-fora og surveys er nogle af de redskaber, man kan bruge for at involvere hele virksomheden.

7. Afstem de operationelle opgaver med strategisk planlægning

De daglige opgaver i samtlige afdelinger bør støtte op om virksomhedens strategiske målsætninger.

Mange virksomheder sørger for denne gennemgående supportering ved at dele strategien ned i mindre, konkrete dele, som berør de forskellige afdelinger og medarbejdere. Næste skridt er så at monitorere, måle og dokumentere opgaverne, så man kan se, om strategien overholdes.

8. Hold altid projekter op mod strategi og objektiver

For at undgå at ressourcerne spildes, og der tages beslutninger på et uklart grundlag, bør virksomheder identificere, prioritere og investere i projekter, som bakker op om den overordnede strategi. Ved at definere strategi, risici og muligheder for hvert projekt, kan virksomheden afgøre, hvilke der er værd at investere i.

9. Vær rettidig og præcis

Nogle virksomheder bruger mange måneder på at planlægge processen, hvilket i sidste ende gør dataene irrelevant og ubrugbar. Med en klar definition af KPI’er, en projektplan og tidslinje kan planlægningscyklussen udarbejdes på to måneder. Derved forbliver dataene up to-date-og relevant.

10. Administrer de skiftende markedsforhold

Processen bag budgettering bør kunne ændres hurtigt, hvis der er eksterne forhold, der pludselig påvirker den. Nøglen til at udvikle fleksible processer er at anvende månedlige forecasting, rullende forcasts og what-if-analyser.

11. Støt op om projektet hele vejen igennem

Når et budget er godkendt, er støtte og vedligeholdelse nødvendig for at holde din budgettering succesfuld. Det kan man gøre ved at sende emails, nyhedsbreve og lave åbne fora i organisationen, så informationen deles.